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21.8　範圍變更的商務分析

很少有項目完全按照初始計劃執行。計劃變動是由於知識的增加、競爭的增強或客戶/消費者的需求變更引起的。一旦做出變更，那麼就伴隨著預算的增長或進度的延緩。

令人滿意的範圍變更過程的建立是依據客戶是內部客戶還是外部客戶進行的。外部客戶的範圍變更長期以來被視為一種附加項目收益率。多年前，在美國國防部的一些競標合同中，這已經成為公開的祕密。人們在競標中以低於保證合同收益的初始價格中標，然後通過範圍變更獲取大量利益。

外部客戶很少指出工作說明書中的不足，這就可能導致範圍變更，即使工作說明書非常清晰，也不管是不是需要變更範圍，人們為了獲取收益而故意引導客戶進行範圍變更。在一些公司中，範圍變更是公司收益率最重要的來源。在競爭性投標中，主管會在投標前問競標團隊兩個主要的問題：①我們的成本預算是多少？②一旦中標，我們還要做哪些工作？第二個問題經常會對競標產生重大的影響。

更糟糕的是，早期國防部項目的管理中需要合同方項目經理具備技術資質而不要求他們對技術本身有深入的理解。較高級別的工程師被指派為項目經理，他們的目標經常不切合標準，這就導致了不必要的範圍變更和持續增加的風險。

另一個顯著的問題是涉及多個承包商的大型項目的上游範圍變更對下游的影響。當承包人如圖21-14所示時，上游的範圍變更可能不會對下游項目產生顯著的影響。承包商B需要承包商A的產品來開展生產，如果承包商A開始範圍變更，那麼對承包商B的影響就是微乎其微的。如果對承包商B有影響，客戶就會增加成本。但是，如果承包商之間是重疊作業（見圖21-15），上游的變更對下游的影響將會是毀滅性的。上游承包商相對簡單的決策如原材料變為更高級或更低級的，那將引起項目計劃和下游承包商範圍底線的根本變化。

圖21-14　次序作業的承包商

圖21-15　重疊作業的承包商

21.8.1　變更分析需要商務知識

把範圍變更當作一種收益來源已經被組織的外部客戶所接受。但對內部客戶來說，有許多其他的變更原因，如圖21-16所示。對於內部項目來說，範圍變更必須具有目的性，因為它需要商務知識和技術知識，所以這是最薄弱的一環。比如，範圍變更的執行不能以產品責任訴訟和安全問題的風險暴露為代價。類似地，專門為提高形象和聲譽而進行的高額的成本範圍變更是要避免的。如果因為要衝抵範圍變更成本而將投資回收期無限地延長，這種做法也是不提倡的。

現在，項目經理期望做出合理的商務決策而不僅僅是項目和技術決策。但是不久之前，公司還不相信項目管理能夠從整體上給公司帶來收益。如今，公司逐漸認識到它們正通過項目進行經營。項目經理已經不僅僅滿足於做項目決策而要做合理的商務決策，當然也包括在範圍變更中的決策。

圖21-16　範圍變更的考慮要素

21.8.2　範圍變更的時機

每個人似乎都明白，項目進行得越深入，進行範圍變更的成本就越高昂。項目生命週期越往後，系統中的變量越多，小的範圍變更也會對財務產生巨大的影響，因為修正先前的決策成本巨大。在生產中進行範圍變更所花費的成本比技術研發階段高。

對於新產品的開發，可能有 60種方案需要考慮，每個方案在正式放棄之前都涉及很多的範圍變更計劃。任何在資金花費之後的範圍變更都會影響總成本和總進度。

另一個涉及時機的關鍵因素是該範圍變更是否為徹底變更。徹底變更要求技術上的突破或一個全新平臺的設計。比如，競爭者推出一種新產品能使你的產品變成過時產品。這時，你可能需要考慮進行徹底的範圍變更來保持競爭力或超過競爭對手。徹底的範圍變更更多關注的是創造而不是執行，它也許需要科技的突破並伴隨著巨大的資源消耗。

另一種時機問題是範圍變更的進行是累加式還是集群式，或者通過審批作為新增項目。累加式的範圍變更經常涉及範圍潛變，它們能夠在相對低的成本上進行得很快。然而，如果是較大的累加式範圍變更，就成了徹底變更，項目的進度將被延長。

21.8.3　範圍蔓延

有三件事情項目經理幾乎確定它們會發生：死亡、稅金和範圍蔓延。範圍蔓延是項目交付物正在開發時，項目需求的持續增加。範圍蔓延被看作項目範圍的增長。項目越大、越複雜，範圍蔓延的可能性越大。

儘管範圍蔓延可能發生在任何行業的任何項目，它還是和信息系統開發項目具有最頻繁的聯繫。範圍變更可能發生在項目生命週期的任何階段。範圍變更發生是因為人類的天性，他們不能在項目開始的時候就完整地描述項目或其執行計劃。這對大型的複雜項目尤其適用。結果，隨著項目推進，我們收穫了更多的知識，這就會引起範圍蔓延和範圍變更。

範圍蔓延對項目經理來說是自然發生的。我們必須接受它將要發生的事實。一些人相信神奇的魅力、魔水和宗教儀式能夠阻止範圍蔓延，這顯然是不正確的。也許我們所能做的是建立程序，如配置管理系統，或者改變控制板，從而控制範圍蔓延。然而，設計這些程序並不是用來阻止範圍蔓延，而是阻止不需要的範圍變更發生。

因此，我們可以認為範圍蔓延不僅是允許範圍變化，而且是我們如何很好地管理範圍變化的信號。如果所有成員都同意進行範圍變更，那麼我們或許可以認為發生了範圍變更而不是範圍蔓延。一些人將範圍蔓延視為不被發起人或變更控制委員會批准的範圍變更。

人們通常認為範圍蔓延會阻礙項目成功，因為它增加了成本，拖延了進度。雖然這有道理，但是範圍蔓延也可能產生有益的結果，如可能為你的產品帶來競爭優勢的附件。如果範圍變更可以被視作最終交付物的附加值，那麼範圍蔓延也會取悅消費者。

21.8.4　範圍變更的商務分析

範圍變更必須有正當的商業目的。這些目的至少包括以下幾個：

• 客戶需求評價和將要進行的範圍變更附加值。

• 市場需求包括時間需求的範圍管理、投資回收期、投資回報和最終產品價格超過市場價格的評價。

• 對產品生命週期影響的評價。

• 仿照範圍變更的競爭力評價。

• 產品責任與範圍變更相關嗎？能影響聲譽嗎?

範圍變更涉及現有產品或新產品。現有產品經常是防禦性範圍變更設計，它經常通過現存產品滲透進入新市場。新產品經常是進攻性的範圍變更設計，它向現存客戶提供新產品/服務以開拓市場。

21.8.5　不被批准的範圍變更

一些範圍變更需求是空想出來的或是管理人員一時的想法，它不是根據理性的商業判斷得出的。在這種情況下，範圍變更可能要被取消。典型的結束或不被批准的範圍變更包括以下幾個方面：

• 變更成本過高並且最終交付成本可能使我們缺乏競爭力。

• 投資回報可能太遲。

• 競爭太激烈，不值得承擔風險。

• 不可克服的障礙和技術複雜性。

• 法律和規章的不確定性。

• 範圍變更可能在涉密方面違反公司政策。