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19.12　投標—合同的相互作用

在投標準備階段，將標書提交給客戶之前，應對合同條款和條件予以審批，這一點很關鍵。合同（法定）的代表人負責準備標書中的合同部分。一般來說，合同是由投標小組訂立或者是和投標小組協作訂立的。合同的代表人決定或協助決定下列內容：

• 合同類型。　　　　　　　　　• 專利資料。

• 所要求的條款和條件。　　　　• 保險和稅收事項。

• 任何特殊要求。　　　　　　　• 財務和會計。

• 現金流要求。

銷售部通過投標小組對其訂立的所有標書和合同的內容與結果負最終責任，但還有一些事項應該同其他部門一起審查。這些部門能夠提供指導、建議和幫助，以促進工作的開展。一般來說，合同協議應由下列部門予以審查：

• 計劃部。　　　　• 工程部。

• 法律部。　　　　• 統計部。

• 保險部。　　　　• 建築部（如需要的話）。

• 稅務部。　　　　• 採購部（如需要的話）。

• 項目管理部。

收集和整理合同評議的責任落在計劃部經理的身上。在準備合同評議時，應考慮先提交給客戶來評議，獲得同一形式的協議並請客戶提前簽署協議。

應該對合同評議的實質和它可能為公司帶來的最終風險進行審查。必須承認的是，在大多數情況下，客戶不願意對其提議的協議形式做出大量的修改。證明合同需要修改的任務落在公司身上，因此每項提交的評議背後都必須有好的案例來支持。

通常在收到客戶的文件後，計劃部應儘快向法律部送交計劃綱要或指令，以及所有投標文件，包括客戶的合同格式或類似資料。指令或大綱應該表明責任如何分擔，並且包括有關銷售戰略或諸如擔保、以前和客戶合作的經歷等具體問題的背景資料。

計劃部應當和法律部簡要地討論關於項目、銷售工作和商業細節的計劃。若是首次召開集會，合適的話，法律部的代表應該參加。在討論和開會之前，法律部應該對文件進行初步的審查。

通常的做法是將計劃的有效期定為從提交日第二天起到此後的 30～60天。只有在特殊情況下，且經過管理層的一致同意，計劃的有效期才允許超過該有效期限。有時，將投標的有效期定為少於 30天較為理想。在一次付清合同餘額的投標中，有效期尤為重要。在這樣的投標中，有效期必須和收到的關於主要設備報價單裡的有效期相一致。如果不一致，設備和材料額外的增加費用就應該包含在一次付清的合同總價中，公司的競爭地位可能也會因此受到威脅。

有一項內容對訂立一份完善的合同起著關鍵的作用，那就是合同所包含的工作範圍的定義。這對於計劃部經理尤其重要，因為他負責安排合適的人描述工作範圍。在計劃制訂期間所準備的內容很可能控制合同的準備工作並最終成為合同的一部分。合同中，項目工作範圍需要描述的程度取決於定價機制和所採用的合同形式。

如果對承擔的工作描述或對項目要求的評估不充分或者不實際，訂約便會不順利。

*　見本章末案例分析。