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19.3　採購實施

一旦確定了需求，就應當開始準備採購計劃，並且應當將申請表送達採購部以開始申請過程。申請週期包括以下幾個階段：

• 評價或確認說明書（是否是當前要處理的）。

• 核實來源。

• 檢查來源以往實施情況。

• 檢查團隊或合作者的一致性。

• 建立詢價捆包。

詢價捆包在申請週期中準備，在實施採購時使用。大多數情況下，同一份詢價捆包一定要送給每個可能的供應商，這樣才能體現競爭的公平性。典型的詢價捆包應該包括以下內容：

• 投標文件（通常為標準化文件）。

• 合格銷售者名單（可能投標的）。

• 建議性評估標準（選擇標準）。

• 競標人協商會。

• 如何對變化要求進行管理。

• 供應商付款計劃。

標準化標書通常包括與以下標準一致的標準化格式：EEO、贊成的行為、OSHA/EPA、最低限度僱用方案等。開列合格銷售商名單是為了降低成本。一名銷售商不投標的原因往往是由於不能夠給出比其他銷售商更低的標價。在某一項目上投標的成本是很高的。

詢價捆包也描述了詢價問題的解決方式，即競標人協商會。召開競標人協商會是為了使競標人能夠達到信息共享。如果某一位潛在的競標人對詢價捆包方面有疑問，那麼他必須等待召開競標人協商會予以解答，這樣所有的競標人享有獲得同樣信息的權力。這種方式在政府簽約中尤其重要。在詢價和授予之間會有幾次競標人協商會。競標人協商會中可能涉及來自客戶或承包商的項目管理。一些公司不用該方法而是讓競標人提問題，但是所回答的問題是提供給所有競標者的。

詢價捆包在如何評價競標方面給競標人提供信息。合同並不一定要授給出價最低的競標者。一些評估建議數學模型分配如下，獲得最高分的公司就能獲得合同：

• 理解需求。

• 總體競標價格。

• 技術優勢。

• 管理水平。

• 先前績效（參考）。

• 財務優勢（企業立足的能力）。

• 知識產權。

• 生產能力（基於現在的合同和潛在的新合同）。

作為事後解說會議的一部分，競標人會議通常也要舉行。會上，競標人會被告知沒有獲得合同的原因。有些時候，競標人會認為他們的出價和建議並沒有得到正確的評估，因此他們會提交“投標抗議”，要求對他們的出價進行詳細的重新評估。投標抗議並不是認為不合適的公司贏得了合同，而是對他們的出價沒有被正確評估所提出的抗議。