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19.2　採購規劃

採購過程中的第一步是採購規劃，特別制定出一份含有什麼時間、如何採購、採購什麼的採購規劃。這包括下述內容：

• 定義項目的需求。

• 展開採購工作說明、項目說明書、工作分解結構。

• 準備工作分解結構字典（如需要）。

• 進行自制或外購分析。

• 列出主要里程碑和進度安排。

• 確定長期採購項目。

• 成本分析，包括制定生命週期成本。

• 確認有資質的賣方。

• 確定選擇標準。

• 列出可能項目/採購風險清單（如風險登記表）。

• 制訂採購計劃。

• 獲得繼續進行的授權和同意。

對每個要生產的產品應當進行分開的、不同的工作說明。工作說明（Statement of Work，SOW）是對要完成的工作或需要的資源的敘述性描述。在過去的10來年裡，鑑別所需要的資源變得極其重要。在20世紀70年代和80年代，小公司一直在對大量的項目進行投標競爭，結果分包了多達99%的工作。此類訴訟案件非常多，解決的辦法是在工作說明中增加有關條款，要求承包商指明分配到項目中的有用內部資源的名稱和簡介，包括它們花在項目上的時間比例。除了工作說明，組織經常還用目標說明來制定績效基準。現在，績效標準項目在美國聯邦政府項目中更受歡迎，當採購組織希望綜合考慮市場上先進技術、能力和潛在承包商的專業知識時，可以使用目標說明。除了工作說明（向承包商具體詳細地描述哪些工作需要做及這些工作應該如何做）外，目標說明僅介紹了項目的最終目標（什麼是項目的最終目標）。作為對工作說明的答覆，潛在的承包商會開發和提交一份他們自己的工作說明，該工作說明詳細介紹了他們會如何實施工作。資源選擇過程需要比較不同的承包商制定的工作說明，以及每個承包商提交的各自的技術、能力及專業知識等相關內容。提案評估過程包括在不同等級的績效（反映在承包商提交的工作說明中）和價格之間做出決策。

項目說明書是指描述、定義或明確即將採購的服務或項目的書面信息、圖片或圖解信息。項目說明書一共有三種類型。

• 設計說明書：從物理特性方面來詳述應該做的事情，執行風險歸於買主。

• 執行說明書：從操作特性方面來明確最終產品須達到的可測量的性能，執行風險由承包商承擔。

• 功能說明書：賣方在較低總成本下描述最終使用條款。這是執行說明書的一個子集，執行風險由承包商承擔。

最終條款也有若干選擇方式。可行的採購方式包括自制或外購、租賃或外購、外購或出租，以及租賃或出租。國內購買或國際購買也很重要，尤其是對於全美汽車工人聯合會來說。以下列出了有關自制或外購分析的因素。

• 關於自制的決策：

— 成本更低（但不總是如此）。

— 綜合操作更容易。

— 運用閒置的現有生產力。

— 保證直接控制。

— 保守設計或生產祕密。

— 避免不可靠的供應商。

— 穩定現有勞動力。

• 關於外購的決策：

— 成本更低（但並不總是如此）。

— 利用供應商的技能。

— 較少的要求（生產成本不要過高）。

— 生產力或能力有限。

— 增加現存的勞動力。

— 保持多種來源（合格的賣主清單）。

— 間接控制。

租賃和出租決策通常是一種商業行為，租賃的期限通常比出租的長。關於這個問題可以參考下例。一家公司自願以每天 100美元的價格出租給你一件設備，你可以以每天 60美元的價格對這一設備進行租賃，附加5 000美元的一次性成本，那麼時間上的平衡點（租賃和出租費用相同）是什麼時候？

因此，如果使用這一設備125天以上的話，籤下一個租賃合約（長期租賃）比出租合約（短期租賃）要節省更多費用。

採購計劃必須考慮合同風險和採購風險。有的公司具有專門使用模板來介紹採購風險的項目管理手冊。例如，ABB項目管理手冊定義的採購風險的部分清單如下[2] ：

• 合同和協議（懲罰/已付款損失、規範的誤用、模糊不清的語言、許可證、規劃工作需求）。

• 責任（不可抗力、責任限額、不清晰的限制條件）。

• 財務（信用證、付款計劃、通貨膨脹、現金兌換、債券）。

• 政策（政策穩定性、法律更迭、進出口限制、仲裁法）。

• 保證書（不標準的需求、保修）。

• 進度（不現實的交貨期、不按時完工、審批手續、可用資源限制）。

• 技術（不標準解決途徑、質量保證規定、質量驗收、顧客接受標準）。

• 資源（可獲得性、技術等級、本地與外地）。

採購計劃要考慮以下問題：

• 多少採購是必需的？

• 他們會標準化採購活動嗎？

• 我們是自制一些產品還是全部採購？

• 有具有資質的供應商嗎？

• 我們需要預先具有資質的供應商嗎？

• 我們公開競標還是同優先供應商合作？

• 如何面對多個供應商？

• 有需要長期採購的項目嗎？

• 考慮到合同風險，要用哪種類型的合同？

• 對不同的供應商要用不同的合同類型嗎？

• 評估標準將會被用於量化建議嗎？