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19.1　採購

採購可以定義為獲得商品或服務。採購（和訂約）是一個涉及具有不同目標的雙方的過程，它們在一定的市場條件下相互影響。通過數量折扣、最小化現金流問題和挑選一流的供應商等手段，能夠增加公司的利潤。由於採購有助於提高利潤，因此它經常被置於中心地位，從而導致標準化運作和文書工作成本的降低。

所有的採購戰略構成一個框架，公司通過這個框架得以實現其目標。這裡有兩種基本的採購戰略。

• 公司採購戰略： 具體的採購行為和公司戰略的關係，典型的例子是集中採購。

• 項目採購戰略： 具體的採購行為和項目運作環境的關係。例如，在沒項目經理負責獨家採購的時候，可以不通過採購團隊，如在大型研發項目中採購一盎司特殊化學物質。

由於各種因素的限制，以及關鍵資源的可獲得性及客戶的具體要求，項目採購戰略可以不同於公司採購戰略。公司戰略可能鼓勵從幾家合格的賣主中分別少量購買，而項目戰略可能側重獨家採購。

採購計劃通常選擇下列內容之一作為其主要目標：

• 從某家採購所有的商品/服務。

• 從多家採購所有的商品/服務。

• 僅僅採購小部分的商品/服務。

• 不採購任何商品/服務。

採購的另一關鍵因素是採購的環境，包括宏觀環境和微觀環境。宏觀環境包括影響採購方式和時間的一般外部變量。《PMBOK® 指南》介紹的是事業環境因素分析。這些變量包括經濟衰退、通貨膨脹、借貸成本、買方市場或賣方市場和失業狀況。例如，某外國公司承擔一項大型項目，該項目涉及僱用幾個承包商。由於該國失業率高，公司決定只使用國內的供應商/承包商，並且優先考慮來自失業率最高的城市的承包商，儘管還有很多其他合格的供應商/承包商。

微觀環境是指公司的內部環境，尤其是採購過程中受公司、項目或客戶等方面影響的規程和規範。它包括採購/合同系統，在《PMBOK® 指南》第6版中包含以下4個過程：

• 採購規劃。

• 採購實施。

• 採購管理。

• 採購收尾。

瞭解在特定環境中（如國防部的大型項目），合同過程作為將項目從一個階段轉移到另一個階段的工具是很重要的。例如，在飛機發動機項目中，設計、開發和測試過程都能授予合同。當測試環節完成時，合同也結束了。當一個階段結束的時候，下一個階段又會開始。因此，以上的4個階段在生命週期內是不斷重複的。當其從一個階段過渡到下一個階段的時候，人們對於項目的瞭解會加深，風險和不確定性會減少。項目風險的減少適用於低風險合同。在高風險階段，如概念、開發、檢測階段，通常應用成本類型合同。在低風險項目階段，如生產、售後階段，通常應用固定價格合同。

另外，需要注意的是，以上4個階段只能在買方合同管理中存在。

合同管理定義為“合同過程中的取得一致意見的科學與藝術”1 。因為合同涉及兩個方面（買方和賣方），合同管理過程就由買方和賣方共同執行。賣方的合同管理過程包括以下幾個活動：2

• 預售活動：確定潛在和現有客戶、確認客戶需求計劃、評估競爭環境。

• 投標/不投標決策：評價買方的請求，評估一個潛在業務買賣的競爭環境和風險與機會，然後確定是否繼續。

• 投標或提案預備：根據買方或潛在客戶的需求給出報價，使客戶認可並贏得合同。

• 合同談判和達成：為了得出一個分享收益的合同，對項目和合同的形成達成一致意見。

• 合同管理：保證每一方的績效符合合同要求。

• 合同收尾：證實所有的行政事務結束，包括完成合同和整理合同、解決任何公開條款。

從以上分析中可以看出，最後兩個階段和買方合同管理相同，這是因為買方和賣方都需進行相同的管理活動，從而達成合同的完成。