e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

引言

成功的項目管理既是一門藝術也是一門科學,它在時間、成本和績效的約束條件下試圖管理公司的資源。許多項目的活動是獨一無二的,事先很難制訂出一份非常合理的計劃。因此,項目經理就會覺得,讓時間、成本和績效這個三角形保持不動是很困難的,如圖16-1所示。

時間、成本、績效的三角形是一種“魔幻組合”,是項目經理在整個項目生命週期一直追求的組合。如果項目依據計劃順利進行,就可能不需要進行平衡分析。遺憾的是,這幾乎不太可能。此外,如果我們加入更多的約束條件或標準,情況也會變得更復雜。簡而言之,本章只討論時間、成本與績效這三個約束條件。

這種平衡分析如圖16-2所示,圖中Δ表示與初步估算的偏差值。時間和成本偏差一般是超出估算的,而績效偏差一般低於估算值。沒有兩個項目是完全相似的,所以平衡分析在整個項目週期中是不斷進行的,並持續受到內部和外部環境的影響。有經驗的項目經理預先進行了平衡分析且預留了管理儲備金,因為他們認識到平衡分析是持續思考過程的一部分。

平衡分析是基於項目的約束而進行的。表16-1列出了常見的約束條件。情況A和情況B是在項目管理中經常遇到的平衡分析案例。例如,情況A-3代表的是大部分研發項目。研發項目的績效通常已經提前定義好,只有成本和時間允許超出預算和計劃。究竟犧牲哪一個指標,要根據可供選擇的備選方案來決定。如果正在開發的產品沒有替代方案,但它的市場潛力很大,那麼會考慮同時犧牲成本和時間。

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圖16-1 項目管理概覽

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圖16-2 項目管理的平衡分析

圖16-1 約束條件分類

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大多數固定資產設備研發項目都屬於情況A-1和情況B-2,此時時間是最重要的。設備投產越早,投資回報就實現得越早。通常是績效決定了項目的潛在收益。如果項目的潛在收益很大,成本就如情況B-2所示成為可變的因素了。

非生產流程所用的設備研發項目通常是設計一個類似情況B-3的方案,如大氣汙染控制設備。其中績效已經由環保局確定。生效的截止期限可以通過訴訟的方式延遲,但是一旦訴訟失敗,大多數的公司就會嘗試使用最廉價的裝備來滿足最低的要求。

專業的諮詢公司主要按照情況B-1來運作。在情況C中,平衡分析將基於選擇標準和約束條件來完成。如果每個元素都固定(如情況 C-1),那麼除了全部成功之外沒有別的選擇。如果每個元素都可以變動(如情況C-2),那麼就沒有了任何約束條件,也就不需要平衡。

在決定犧牲時間、成本或者績效時,有許多因素需要考慮。然而值得注意的是,犧牲一個指標而不影響其他指標是不可能的。比如,削減時間會對績效和成本產生嚴重的影響(特別是在要求加班的情況下)。

如圖16-3所示,有些因素會強迫人們進行平衡分析。不完善的書面文檔(如工作說明書、合同和規格說明書)幾乎總是造成衝突的內在力量,項目經理在衝突中傾向於降低績效。在許多項目中,最初的銷售、協商及規格的制定都是由高級技術人員完成的,他們總是想生產出一個不朽的產品,而非滿足客戶的實際需求。當決策權由項目向外轉移至客戶時,項目經理傾向於尋求削減成本。

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圖16-3 強制進行平衡分析的因素