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14.1　瞭解控制

在運營循環階段，項目的有效管理要求設計、開發和實施一個良好組織的成本和控制系統，以便迅速得到反饋。在這裡，需要將最新的應用和資源與在規劃循環階段確立的目標進行比較。有效控制系統（成本和進度計劃或績效）的要求包括以下幾個[1] ：

• 完成項目需要實施的工作的詳盡規劃。

• 對時間、人力和成本的較好估算。

• 所要求的任務範圍之間有清晰的界定。

• 制度化的預算和授權支出。

• 對工程進展和成本支出的及時核算。

• 對完成剩餘工作的時間和成本的定期再評估。

• 在項目進行中和完成時，定期經常將實際進展和花費與進度計劃和預算進行比較。

管理者必須將項目的時間、成本和績效與預算的時間、成本和績效進行比較，這種比較不是獨立進行的，而是以一種集成的方式進行的。如果績效僅僅是75%，那麼項目想要在工期內把預算控制住是不太可能的。同樣，一個按計劃準確生產200組產品的生產線，如果成本超過50%，則該生產線就失去了意義。所有3個資源參數（時間、成本和績效）必須作為一個整體來分析，否則我們會“贏得戰役而失去戰爭”。“管理成本和控制系統”這個表述是模糊的、不正確的，原因是從其字面意義看上去是控制成本。但是一個有效的控制系統除了監控成本、衡量實際支出外，還要監控進度和績效，進行偏差分析，以便及時採取糾正措施。

工作分解結構將項目成功地分解到可管理的較低層次，因此可以作為將績效劃分為目標和子目標的工具。隨著項目的進行，工作分解結構提供一個能將成本、時間和進度或績效與工作分解結構的每一層預算相比較的框架。

因此，控制的首要目的是驗證。驗證過程通過將實際的績效與在規劃階段預先制定的計劃和標準進行比較來實現。這種比較是為了驗證以下幾點：

• 目標被成功地轉化為績效標準。

• 事實上，績效標準是項目活動和事件的可靠體現。

• 建立有意義的預算，以便進行實際情況與計劃的比較。

換句話說，這種比較驗證了是否選擇和恰當地使用了正確的標準。

控制的第二個目標是決策。為了做出有效的和及時的決策，管理層需要3個有用的報告：

• 在規劃階段編制的項目計劃、進度計劃和預算。

• 對所花費資源和預先確定的資源的詳細比較，包括剩餘工作及其對活動完成情況影響的評估。

• 預測項目完工時需要的資源。

這些報告需要提交給項目經理和執行者。使用這3個報告的3個好處：

• 得到管理者、計劃者和執行者的反饋。

• 識別項目計劃、進度計劃或預算的重大偏差。

• 能夠及早編制應急計劃，在不損失資源的情況下，及時採取糾正成本、績效和時間的措施。

這些報告可以幫助管理者，及時採取適當的糾正措施將後續工作的變更降至最低。如圖14-2和圖14-3所示，成本節約的措施通常在項目的初期更有效；但是當隨著項目的展開，成本節約措施的作用就會越來越小。圖14-3介紹了在項目初期的變更中，對項目影響最大的人是誰，變更後的成本也很容易超過項目的最初成本。這是一個“冰山綜合徵”，這時才搞清楚問題已經太晚，糾正問題需要非常高的成本。

圖14-2　成本降低分析

圖14-3　具有影響成本能力的人