e3 Harold Kerzner 項目管理 v12
13.10 報價評審程序
要解決成本預測、成本分析和成本控制問題，就需要獲得報價信息以及在職能單位和其上層管理者之間達成良好的合作。成本分析和評審的典型公司策略如圖13-7所示。如果項目的公司資源有限，如果資金只用於新設備或設施，如果所有超過某一資金數目的項目都要求公司認可，那麼公司管理者可能需要啟動活動或進行活動授權。
在首席執行官同意的前提下，上層管理者可以同意或批准項目的啟動，但實際的執行活動在項目總監沒有確定項目經理之前是不會開始的。在這一點上，項目總監也可以批准投標、建議書的預算（如果項目有競爭性的話）或項目規劃費用。
然後，指定的新項目經理再選擇項目團隊成員。這些團隊成員同時也是項目辦公室的成員，他們有可能是從其他項目中轉過來的。為了得到他認為對項目十分重要的人員，項目經理可能發現有必要同其他項目經理及上層管理者進行協商。例如，為了得到代表職能部門的團隊成員，項目經理必須同職能經理直接協商。在實際工作籤合同之前，職能部門不會向項目分派職能團隊成員，但許多建議書需要確認所有的職能團隊成員。在這種情況下，在項目的建議書階段必須進行選擇。
項目辦公室的首要責任（不一定包括職能團隊成員）是制定活動進度計劃和工作分解結構，然後批准職能單位對工作進行報價。職能單位再提交工時、材料成本和說明給報價團隊成員。報價團隊成員一般是附屬於項目辦公室的，直到確立了最終成本。如果項目是競爭性的，報價團隊成員也將成為談判團隊的一部分。
圖13-7 報價評審程序
一旦確定了基本框架，報價團隊成員和其他項目辦公室成員要進行波動性分析。波動性分析被設計成一種系統的方法來解決問題，目的就是應付管理者在終期評審中可能考慮到的問題。
在項目中，為了定義公司的任務以及嚴格管理項目所需資源的分配，要用波動成本分析方法同高層管理人員討論基本事件。公司任務可能是降低成本、批准工作或投標。當超過了首席執行官的批准上限時，就可能需要公司批准。
如果必須降低人力成本，那麼項目經理必須就削減成本的方法和幅度同職能經理協商。否則，就可以直接授權職能經理開始活動。
圖13-7介紹了確定項目集成本的系統方法。這種程序創建了一種環境，為各層管理人員之間的溝通提供了公開的渠道，也確保了所有成員對項目成本達成一致意見。