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13.4　組織的輸入需求

一旦建立了工作分解結構和活動進度，項目經理就可以召集所有為報價提供信息的組織開會。第一次會議要求所有與報價和人員有關的代表必須到會。在這次會議中，全面深入地介紹工作分解結構，所以每個單位經理都清楚地知道他在項目中的責任。第一次會議還要確認職能經理的權力，尤其是他們的權力存在衝突時。僅通過一次會議解決所有問題是不可能的，那麼就有必要召開進展會議或狀態會議。進展會議或狀態會議只需要那些出現問題或與問題相關的部門參加即可。一些公司更願意讓所有的人員都參加狀態會議，這樣可以使所有的人都熟悉項目當前的狀況和相關的問題。不讓所有的人員參加會議的優勢是可以節省時間，因為報價階段的時間非常寶貴。許多職能部門會採取其他辦法：他們讓事業部代表和部門或小組的關鍵管理人員來參加會議。事業部代表會保證所有成本資料及時提交。這種安排是有益的，因為項目辦公室不必與每個部門的相關人員溝通項目的活動狀況，但如果代表不能保持同職能單位和項目辦公室的恰當溝通，或者他不清楚工作分解結構所要求的報價，這也就成了瓶頸。

在建議書活動中，時間是非常重要的。邀請建議書（Request for Proposal，RFP）中會指明所有的投標者不晚於某一日期內提交他們的標書。在建議書階段，項目辦公室及職能單位的活動是在建議書經理的進度安排下進行的。建議書經理制訂的進度計劃是很緊張的，很少有變動，一般要求在提交日前進行建議書的錄入、編輯和打印。在這種情況下，RFP將間接地決定報價單位，確定和調整勞動成本需要多少時間。

調整人工成本要比初始成本估算所需的時間多，尤其當沒有歷史標準時。許多建議書經常要求詳細的勞動力說明方案；有的建議書，尤其是那些需要儘快反應的建議書，可能允許供應商晚一些時間提交。

在最終的分析中，最低報價單位的主管要負責保持足夠的標準，以便在可能的情況下，項目辦公室可以立即對報價要求做出反應。