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12.16　理解項目管理軟件

很明顯，即使最先進的軟件包也不能完全替代有能力的項目領導，軟件本身不能識別和糾正任何與任務有關的問題，但它能極大地幫助項目經理跟蹤許多相互關聯的變量和任務，進而在項目管理中發揮越來越大的作用。項目軟件的作用包括：

• 項目數據一覽表，如支出、時間安排和活動數據。

• 項目管理和業務圖的功能。

• 數據管理和報告的功能。

• 關鍵路徑分析。

• 定製化或標準化的報告格式。

• 多項目跟蹤。

• 子網絡。

• 影響分析（如果……將會怎麼樣）。

• 儘早警示系統。

• 備選方案的在線分析。

• 成本、時間和活動數據的圖形表示。

• 資源規劃和分析。

• 成本分析和偏差分析。

• 多個日曆方案。

• 資源平衡。

12.16.1　特徵

不同項目管理軟件產品，其性能和特徵千差萬別。可是，差別更多地集中在深度和特徵的複雜性，如存儲、顯示、分析、互用性及用戶友好性，而不是提供的特徵類型。大多數軟件程序的特徵都很類似，提供下列特性。

（1）規劃、跟蹤和監控。為項目任務、資源和成本提供規劃和跟蹤。計算機描述項目的數據格式通常基於標準網絡技術，如關鍵路徑法，計劃評審技術或緊前關係網絡法。隨著項目的進展，任務要素及其估算的開始和完成時間、分派的資源和實際成本數據可以得到輸入和更新。軟件提供數據分析，對照其進度和初始計劃將項目的技術和財務狀況形成文檔。通常，軟件也提供計劃偏差、資源和進度的影響評價。許多系統還提供資源平衡，即分攤可獲得資源以確定任務持續時間，併產生一個平衡的比較進度。

（2）報告。項目報告通常通過一個菜單引導的報告編寫系統獲得，它為用戶提供了幾個標準格式。用戶也可以變更這些報告或者建立新報告。報告的功能包括：

• 計劃工作的預算成本（Budgeted Cost for Work Scheduled，BCWS）或工作的計劃成本（Planned Value，PV）。

• 完成工作的預算成本（Budgeted Cost for Work Performed，BCWP）或掙值（Earned Value，EV）。

• 實際與計劃支付比較。

• 掙值分析。

• 成本和進度績效指標。

• 現金流。

• 關鍵路徑分析。

• 變更請求。

• 標準政府報告（DoD、DoE、NASA），形成格式化的績效監控系統（Performance Monitoring System，PMS）。

此外，許多軟件包具有面向用戶、風格化的自由格式報告等特點。

（3）項目日曆。該功能允許用戶基於實際工作日建立工作計劃。因此，用戶可以標註非工作日期，如週末、假期、休假等。項目日曆詳細、全面，是進度編制的基礎。

（4）如果……那麼分析。某些軟件的設計使得如果……那麼分析變得容易。建立一個獨立的、完全相同的項目數據庫，輸入預想的變更，能夠迅速地得出與原計劃的比較分析。以圖形或表格的方式展現，也能方便管理人員評審和分析項目狀況。

（5）多項目分析。一些更先進的軟件包具有簡單、綜合數據庫的特徵，使得交叉項目分析和報告變得容易。成本和進度模塊分享共同的文件，允許項目之間集成，減少了數據不一致和冗餘等問題。

12.16.2　報告

第11章介紹了制訂包含詳細進度計劃在內的正式的項目計劃的步驟，用於管理項目。不論是進度計劃還是草圖或規格說明，任何計劃都需要多人的參與，用一種讀者能理解的語言進行表達。

理想的情況是制定各種圖表及進度計劃時，可以考慮對圖表進行註釋。這種方法既能幫助內部代表控制項目，也方便外部客戶獲取報告。遺憾的是，說起來容易做起來難。

各種進度計劃和圖表需要考慮時間、成本、績效及資源。

項目評估需要足夠的信息。通常可以通過以下方法獲得信息：

• 第一手資料。

• 口頭報告和書面報告。

• 評審會議和技術交流會。

• 圖表。

第一手資料是用於獲取未過濾的真實信息的工具，但是不適合大型項目。儘管口頭報告和書面報告是一種獲取信息的方式，但是這種方式要麼提供了太多的信息，要麼信息不夠詳細，要麼重要的信息被忽略了。評審會議和技術交流會是一種面對面的溝通方式，能夠迅速達成一致，獲得解決方案。困難在於很難選擇出一個能讓客戶和承包商都適合的時間。獲取信息的簡易方式是完善的圖表，圖表也是跟蹤成本、進度和績效的主要方式。圖表可以：

• 降低項目成本、縮短項目工期。

• 協調和推進規劃的制定。

• 消除冗餘的時間。

• 獲得更好的進度計劃，控制分包商的活動。

• 制定更好的程序。

• 縮減日常工作，爭取更多的時間進行決策。

*　見本章末案例分析。