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11.4　總規劃

規劃要決定需要做什麼、由誰做、什麼時候做，從而確定每個人的職責。規劃階段有9個主要組成部分。

• 目標： 某個目的、指標或在一定時間內完成的份額。

• 方案： 為達到或超過目標要採取的戰略和主要的行動。

• 進度計劃： 顯示個人或集體活動（任務）開始或結束的時間。

• 預算： 為達到或超過目標所需的費用。

• 預測： 在某一時間會發生什麼情況。

• 組織： 為達到或超過目標所需要的職位的數量、種類及其相應的權利和責任。

• 方針： 決策制定和個人行動的總指南。

• 程序 ：方針執行的詳細方法。

• 標準： 用足夠或可接受來定義的個人或團隊的績效。

近年來還有一個因素變得越來越重要：記錄假設，把假說記錄在企業的具體目標、項目計劃或子計劃中。假設是指那些認為真實的事情，它們並非事實，實施起來有風險。由於經濟、技術更新及市場條件的改變，即使短期項目，隨著項目的進行，假設也可能改變。這些改變使原來的假設無效，或者要求制定新的假設。這些改變也會導致項目的終止或取消。如今，公司一般在項目門徑評審會議時驗證假設。

這些因素中的一些因素要另外探討。預測將來發生什麼不是件容易的事，尤其是預測環境反應的變化。預測通常劃分為戰略式預測、戰術式預測或作業式預測。戰略式預測一般是5年或更多，戰術式預測是1～5年，作業式預測則是6個月至1年。儘管大多數項目都是作業式的，但當前序或後序工作很有希望時也可被認為戰略式的。可以通過以下幾個方面來了解預測的優勢和劣勢：

• 競爭環境。　　　　• 財政。

• 市場營銷。　　　　• 人事。

• 研究開發。　　　　• 管理結構。

• 生產。

如果項目預測是嚴格作業式的，這些因素就可以清楚定義。然而如果有必要用戰略式長期規劃，那麼未來的經濟狀況可能每年都變，必須定期進行重新規劃，因為目標可能已經發生變化。

最後3個要素——方針、程序和標準，也會因項目的變化而變化，因為項目是獨特的。雖然方針的制定屬於高級管理層的職責，項目經理有時也可以建立項目方針。

項目方針必須同公司方針一致，通常不同項目的方針在本質上也是相似的。另外，不同項目的活動雖然很相似，程序卻可能相差很遠。比如，即使生產相同產品的兩個項目，其各自的生產計劃也需要分別簽字。

組織的層次不同，規劃也會不同。個體層的規劃可以統一不同個體的認知度，以避免發生不可挽回的行為。

工作團隊或職能層的規劃應包括：

• 對目標達成一致意見。

• 個人責任的分派和接受。

• 工作活動的協調。

• 對團隊目標的承諾。

• 相互溝通。

組織層或項目層的規劃必須包括：

• 識別和解決各團隊間目標衝突。

• 分派和接受團隊責任。

• 提升組織目標的動機和承諾。

• 縱向和橫向溝通。

• 不同團隊之間活動的協調。

為了全面理解備選方案和約束條件，規劃時需要回答幾個問題，其中部分問題包括：

• 準備環境分析：

— 我們在哪裡？

— 我們如何到這裡，為什麼要到這裡？

• 設立目標：

— 這是我們想去的地方嗎？

— 我們想去哪裡？是在1年內，還是在5年內？

• 列出備選戰略：

— 如果我們像以前那樣的話，我們將去哪裡？

— 那是我們想去的地方嗎？

— 我們如何才能到達我們想去的地方？

• 列出機會和威脅：

— 什麼可能阻止我們到達那裡？

— 什麼可能幫助我們去那裡？

• 準備預測：

— 我們能去哪裡？

— 我們到想去的地方應該帶什麼？

• 選擇戰略投資組合：

— 我們應採取的最好的路線是什麼？

— 潛在利益是什麼？

— 風險是什麼？

• 準備行動方案：

— 我們需要做什麼？

— 我們什麼時候做？

— 我們如何做？

— 誰來做？

• 監測與控制：

— 我們是在原計劃軌道上嗎？如果不是，為什麼？

— 為了按原計劃路線走，我們需要做什麼？

— 我們能做嗎？

在項目中最困難的活動之一是確保規劃與目標一致。下面的這些程序可以幫助項目經理進行規劃：

• 讓職能經理自己做規劃。一般來說，操作者是操作者，規劃者是規劃者，兩者永遠不會接觸。

• 在規劃前建立目標，否則只能做短期考慮。

• 為規劃者設立目標，這樣規劃者不會浪費精力在毫無意義的事情上。

• 保持靈活。利用人與人的溝通，加強快速反應。

• 保持一種平衡觀。不要行為過激，注重換位思考。

• 歡迎高層管理者的參與。高層管理者有制訂計劃和取消計劃的能力，是唯一的且最重要的變量。

• 要制訂未來的費用支出計劃，這可以消除低估的傾向。

• 在預測後檢驗假設。這是必要的，因為一般專業人員都太樂觀。不要太依賴一套數據。

• 不要集中於今天的問題。盡力避免危機管理和滅火式應急。

• 獎勵那些驅除謬誤的人，項目參與人員不要恐懼壞消息。獎勵第一個報告壞消息的人。

最後一點，如果項目啟動時不能獲得足夠的信息，是不能制定出有效的總體規劃的。這些信息包括：

• 工作說明書（SOW），見11.10節。

• 項目規格要求，見11.11節。

• 里程碑進度計劃，見11.6節和1.12節。

• 工作分解結構（WBS），見11.13節。