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11.2　確認假設

規劃的首要工作是瞭解需求、約束條件和假設。項目規劃是基於過去的經驗推測出來的計劃。如果經驗欠缺，或者推測時缺乏關鍵信息，那麼就需要進行假設。

通常情況下，假設包含在由市場人員和銷售人員制定的項目商業論證中，作為項目選擇和批准流程的一部分，需要高級管理層的批准。項目最終的成果就是基於假設制定的。

為什麼最終的項目成果往往不能滿足高級管理層的期望？在項目開始時，要確保高級管理層所期望的利益能在項目完工後得以實現是不可能的。雖然項目工期的長短是一個重要因素，但改變假設才是真正的罪魁禍首。有時，我們會存在假設“盲點”，不能意識到有些我們常用的假設不再適用。

假設由團隊以及團隊以外的人員執行，能影響項目的成果。項目經理通常圍繞事業環境因素和組織過程資產製定假設。

• 事業環境因素： 有些外部環境條件的假設會影響項目的成功，如利率、市場條件、客戶需求的變化、客戶的參與、技術的改變、政治氣候的變化及政府政策的變化。

• 組織過程資產： 有關公司現在或未來組織資產的一些假設也會影響項目的成功，如企業項目管理的成熟度、項目管理信息系統、表格、模板、指南、清單，以及獲取和使用經驗教訓數據、最優方法、資源獲取、技術水平等的能力。

項目啟動時，需要證實所有的假設。隨著項目的進展，也需要隨時跟蹤和證實這些假設。如果假設發生變化或者不再適用，那麼項目可能需要重新定位甚至取消。遺憾的是，許多項目經理不會跟蹤確認假設的有效性，雖然項目在預算範圍內、按時且合乎質量地完成，但是項目並沒有為客戶或者公司帶來額外的價值。

要確保假設的準確程度幾乎是不可能的。但是，如果假設被證實是錯誤的，就需要提前制訂應急管理計劃。

11.2.1　假設的類型

假設的類型有很多種，最常見的兩類是明確的假設和隱含的假設，關鍵的假設和非關鍵的假設（也稱為主要的假設和次要的假設）。這兩類假設並不衝突。

明確的假設是定量的、沒有表述歧義的。隱含的假設是隱藏的、未被發現的。明確的假設經常涵蓋隱含的假設。例如，有一個明確的假設是完成項目需要5個全職人員。隱含的假設則是派遣的員工不僅全職，還具備足夠的技術知識。如果隱含的假設被證實是錯誤的，會導致極其嚴重的後果。

關鍵的假設是指會對（即使很小的變更）項目造成明顯損害的假設。關鍵的假設需要密切跟蹤，而非關鍵的假設在變成關鍵的假設之前，是不需要進行跟蹤和採取行動的。項目經理要制訂專門的計劃，用於衡量、跟蹤和報告關鍵的假設。其中，衡量是指假設應該是定量的。雖然假設能預測未來的成果，但除非風險誘因出現，是不需要進行測試和來衡量的。敏感性分析可用於決定是否出現風險誘因。

在敏捷固定總價合同中，項目經理要與客戶一起識別假設，達成與關鍵假設有關的協議，尤其是與商業價值、風險和成本有關的假設。此外，還要達成哪些關鍵假設的變化會觸發範圍變更的一致意見。要達成這些協議和意見，項目經理與客戶在整個生命週期內要密切合作。

有的假設是項目經理從來沒有見到過的，這類假設被稱為戰略假設。當某個項目或某個投資組合項目獲批時，決策者會保留這類假設。因為這類假設可能涉及公司的保密信息，高層不希望項目團隊獲取。

11.2.2　記錄假設

假設必須在項目啟動時被存檔記錄，可以把假設記錄在項目章程中。在整個項目過程中，項目經理必須重新證實和質疑假設。改變假設可能會導致項目終止或者改變項目的目標體系。

項目管理計劃是在項目章程所述的假設的基礎上制訂的。但是，團隊成員制定的額外假設也是項目管理計劃的輸入項。公司使用項目章程的主要原因之一是在項目選擇過程和批准過程完成之後，項目經理經常使用項目章程。因此，項目經理需要了解哪些假設需要考慮。

• 事業環境因素：有些外部環境條件的假設會影響項目的成功，如利率、市場條件、客戶需求的變化、客戶的參與、技術的改變、政治氣候的變化以及政府政策的變化。

• 組織過程資產：有關公司現在或未來組織資產的一些假設也會影響項目的成功，如企業項目管理成熟度、項目管理信息系統、表格、模板、指南、清單，以及獲取和使用經驗教訓數據、最優方法、資源獲取、技術水平等的能力。

記錄假設有利於跟蹤變更。假設會隨項目的工期而變化，尤其是在長期項目中。這些假設可能是：

• 項目的貸款和融資成本不變。

• 採購成本不會增加。

• 技術上的重大突破會如期發生。

• 當需要的時候，資源和必要的技術都是可獲得的。

• 市場很可能接受這個產品。

• 競爭對手不會趕上我們。

• 風險很低且容易減輕。

• 項目所在地的政治環境不會變化。

存在錯誤假設的問題在於它們會導致錯誤的結論、不好的結果及客戶不滿意。應對糟糕假設的最好方法就是在項目啟動時做最好的準備，包括制定風險減輕戰略。一種可行的方法就是使用假設確認清單，如表11-1所示。

圖11-1　假設確認清單