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9.5　瞭解最優方法

瞭解成功變量的好處之一是，它能給你提供獲取和儲存最優方法的手段。遺憾的是現實中，這很難實施。最優方法的定義有很多：

• 它能起到作用。

• 它能起到很好的作用。

• 它能針對重複工作起到很好的作用。

• 它能夠帶來競爭優勢。

• 它能夠運用到建議書中，並帶來商業價值。

作者認為，最優方法是由公司或者個人採取的各種行動或行為，它們能給項目管理帶來持續的競爭優勢。

近幾年，最優方法的重要性才逐漸顯示出來。而在項目管理的早期階段，對於項目管理有著許多的錯誤想法。

隨著項目管理的發展，最優方法也變得重要起來。我們不僅可以從成功的項目中獲取最優方法，也能從失敗的項目中獲取最優方法。在項目管理的早期階段，私營企業主要是從成功的項目中學習最優方法。然而，政府部門卻從失敗的項目中總結最優方法。但是，政府部門研究成功項目的最優方法，一般來自他們同主要的承包商及子承包商之間的關係。下面是政府部門總結出的最優方法：

• 使用生命週期法。

• 標準化和一致化。

• 使用規劃、進度表、控制及風險模板。

• 對同一地區的項目，讓軍方人員在項目中任職。

• 使用整合項目團隊。

• 控制由承包商引起的範圍變更。

• 使用掙值分析法（將在第14章中討論）。

9.5.1　關鍵問題

在某項活動被認為最優方法之前，有3個問題必須要提出，它們是：

• 誰將決定該活動是最優方法？

• 對於你認為的最優方法，你怎樣合理地評估、證實其是最優方法？

• 你怎樣讓高層管理人員認識到最優方法是價值增值的活動，且應該受到高級管理層

的認可？

有的組織還設置了委員會，其首要職能是評估潛在的最優方法；還有的組織是由項目管理辦公室來實施這項工作。這些委員會通常是向高層報告的。

經驗教訓和最優方法是有差異的。經驗教訓可以是好的也可以是不理想的，然而最優方法常常是好的結果。

評估是不是最優方法並不耗時，但很複雜。簡單地認為一項活動是最優方法並不意味著它就是最優方法。PMO會設計一些模板和標準，用於評價某項活動是否最優方法。模板中可能包括以下選項：

• 它是可用於衡量的標準嗎？

• 它能識別出可衡量的效率嗎？

• 它能識別出可衡量的效能嗎？

• 它可以給公司增值嗎？

• 它可以給客戶增值嗎？

• 它可以轉移到其他項目上嗎？

• 它有潛在的壽命嗎？

• 它能否用於各種各樣的客戶？

• 它能否使我們和競爭對手有所差異？

• 最優方法需要管理嗎？

• 最優方法需要員工培訓嗎？

• 最優方法是公司的知識專利嗎？

每個公司的最優方法模板都有兩個特點：

• 幫助避免失敗。

• 能在危急時刻幫助解決問題。

實際上，高層管理人員必須意識到最優方法是對整個組織有利的知識產權。如果能夠定量分析最優方法，就能較容易地說服高級管理層認可該項最優方法。

9.5.2　最優方法與實踐證明方法

十幾年來，最優方法這個表述已經得到了各方的接受和認可。但十幾年後的今天，我們開始重新審視這個術語，從而確定是否存在更好的表述方法。

最優方法起源於一個想法：相比其他方法而言，我們認為存在某一種技術、過程、方法或者活動能幫助我們更有效地交付成果，能讓我們更好地（較少的困難和阻礙）提供理想的產品。因此，最優方法就是我們能用一種最有效的方式完成任務，這種方式是經過大量的項目實踐檢驗並可重複使用的。

一旦這個想法被認為是合理的，我們會將這些最優方法運用到項目的各個過程中，從而形成一套標準的行為模式。因為這些“最優方法”是經過實踐證明的，所以我認為對它們的表述不應是最優方法，而是“實踐證明方法”（proven practice）。

業內一直存在這樣一個爭論：應該用實踐證明方法取代最優方法，因為最優方法就是一個流行詞而已。

業內還存在另一個爭論：識別最優方法會導致有些人認為以前從事的某些活動是錯誤的，但事實上也許並非如此。最優方法只是在完成可交付成果方面更有效而已。

未來，最優方法這個術語也許會被實踐證明方法所替代。但是，本書中的其他部分，仍會使用最優方法這個術語。希望讀者能夠理解和明白，其他的術語也許更合適。

9.5.3　最優方法的分級

最優方法可以在組織內外的任何地方獲取。圖9-1介紹了最優方法的不同級別。最低一層是職業標準層，它包括PMI制定的職業標準。職業標準層包含了最優方法的大部分，但它們是大眾化的，並非特有的，因此複雜性較低。

圖9-1　最優方法的級別

行業標準層包括與行業績效有關的最優方法。例如，汽車行業就制定了專門針對汽車行業的標準和最優方法。

在圖9-1中，隨著進入了個性化的最優方法時代，最優方法的複雜性從大眾化到個性化，而且最優方法的數量也與預期的一樣隨之減少。以下是每一級別的最優方法案例（從大眾化到個性化）：

• 職業標準。 準備和使用風險管理計劃，包括風險管理的模板、指南、格式及項目清單。

• 行業特有的。 風險管理計劃包括行業的最優方法，如從設計到製造轉變的最優方法。

• 企業特有的。 風險管理計劃制定了設計、生產、質量保證部門在轉變期間的角色和相互作用。

• 項目特有的。 風險管理計劃制定了與客戶相關的具體產品或服務部門的角色和相互作用。

• 個性化的。 基於個人對風險的容忍度，風險管理計劃制定了相關部門之間的角色和相互作用，可以藉助項目經理制定的責任分配矩陣進行。

最優方法尤其適合在戰略規劃活動期間使用。在圖9-2中，最下面兩層適用於項目戰略制定，上面的三層則適用於項目戰略實施。

圖9-2　最優方法的使用

9.5.4　常見的觀點

關於最優方法，有一些常見的觀點，部分如下：

• 因為最優方法是相互關聯的，一個最優方法的確認能幫助識別另一個最優方法，尤其是處於同一類型或同一級別的最優方法。

• 由於最優方法之間互相存在依賴性，因此識別同類型之內的最優方法比識別個性化的最優方法更容易。

• 最優方法可能是無法轉移的。有的最優方法在某些企業能起作用，在另一些企業則不行。

• 即使有的最優方法在多數企業看來很簡單也很常見，但是經常強調和使用最優方法會帶來優良的業績和提升客戶的滿意度。

• 最優方法不僅僅存在於經濟狀況良好的公司。

當實施最優方法併產生了有害的結果時，企業更應該高度關注。表9-2介紹了一些可能的期望及可能發生的有害結果。有害結果可能是低期望值或者沒有完全理解就實施的結果造成的。

圖9-2　實施最優方法的結果

還有一些原因能解釋最優方法的失敗或產生不滿意的結果，它們是：

• 最優方法缺乏穩定性、透明度或理解力。

• 不能正確地使用最優方法。

• 最優方法的確認不嚴謹。

• 基於不正確的判斷識別最優方法。

9.5.5　最優方法數據庫

假定項目管理知識和最優方法屬於知識資產，企業該如何獲得這種信息？解決的途徑是建立最優方法數據庫。圖9-3指出的3個級別的最優方法，最好存儲在最優方法數據庫中。

圖9-3　最優方法的級別

圖9-4介紹了最優方法數據庫的建立過程。最下面一層用於發現和了解“潛在的”最優方法。潛在的最優方法存在於組織的任何地方。

第2層是評估層，用於確認最優方法。評估由項目管理辦公室或委員會執行，但高層人員應該參與。評估程序通常很複雜，因為一次好的效果並不一定就是最優方法。因此必須有一個確定的標準用於評估最優方法。

圖9-4　建立最優方法數據庫

只要最優方法獲得了確認，就應該對它進行分類，並存儲於檢索系統中，如企業內部網的最優方法數據庫。

圖9-1介紹了最優方法的級別，但是以存儲為目的的系統分類則是完全不同的。圖9-5介紹的最優方法數據庫是一種常用的系統分類。

圖9-5　最優方法數據庫

另一個重要的問題是存在過多的最優方法。公司一旦建立了最優方法數據庫，多年後就會累積大量的最優方法。沒有人願意重新評估它們是否仍然是最優方法。如果重新評估，有可能只有不到1/3的內容仍能被認為最優方法。有的不再最優方法，有的則需要更新，還有的應該由最新的最優方法替代。

*　見本章末案例分析。