e3 Harold Kerzner 項目管理 v12
6.10 主持
好的主持人在討論中能幫助人們理解他們共同的目標，制定完成這些目標的規劃。項目經理不適合擔任這個角色，適合擔任主持人的是：
• 推動者。
• 能幫助人們相互溝通、共同工作的人。
• 能在決策制定和問題解決中添加結構和過程的人。
• 能在決策制定過程中建立協同精神的人。
• 能讓每個人完美髮揮的人。
• 能激發個人創造潛能的人。
即使主持人對問題有自己個人的見解，他也不會引導小組成員按照他的想法回答問題。主持人不會對想法做評論。主持人的角色是幫助小組成員更好地提交他們各自的答案、決策、解決方案或可交付成果。有時，主持人還要扮演小組資源的角色，被當作數據分析工具和問題解決技術。為了幫助小組成員順利實施任務，維護團隊建設中必不可少的角色，主持人還需要了解團隊構建技術和小組的工作流程。主持人要幫助小組成員保持專注力、構建凝聚力、完美地完成任務、開發最終產品。
要讓會議順利實施，主持人要清楚會議日程、時間及工作流程。主持技巧用於確保全員參與。主持人觀察小組的進展，提示任務，維護角色，鼓勵小組成員全面參與。主持人還需要有技巧去處理不合適的參與行為。
主持人的基本技巧要遵循如下會議規則：計時、遵守預先商定的議程、記錄清晰。主持人還需要具備各類縱橫術，包括積極傾聽技巧、理解能力、吸引人們進行討論、平衡參與者、給沉默寡言的小組成員製造發言機會等。主持人具備提高小組的創造能力的知識和技能很重要，但他不能引導小組成員偏離問題。
好的主持人應該具備的技能：
• 知道如何應對不易相處的人。
• 在會議期間，知道如何減少或阻止小動作。
• 知道在何時及如何進行有效的干預。
• 知道好的環境對會議的重要性。
• 能及時發現參與人員變得懶惰、令人厭煩或感到灰心。
• 在會議過程，保護團隊成員免受言論攻擊。
好的主持人不僅能看到表面的東西，還能看到其他人看不到的事情。簡而言之，主持人要善於識別擾亂會議意圖的消極行為。
主持人要維護用於集體動態的過程，尤其與項目縱橫術需求有關時。主持人的技能儲備包括用於維護小組正在進行過程的一套技術、知識、經驗。主持的職能是確保會議集中討論問題。不論是親自參與還是監督，主持人要確保這些過程發生，有必要的時候還要進行干預。主持人是任務的管理人，但他不能影響小組討論的內容和成果。主持人要關注小組工作的方式——過程。主持人幫助制定過程，調整過程，確保過程朝著正確的過程前進，最重要的是讓團隊成員能遵守這些過程。
如今，越來越多的項目採用虛擬團隊的方式進行管理。團隊成員有組織內部人員，也有組織外部成員。他們來自組織不同的層級、不同的職能領域。隨著新團隊成員加入團隊，他們也帶來了各自的知識、背景、信仰、組織文化、技術術語及個人行為等。主持人可能從來也沒見過這些團隊成員，因此理解文化差異很重要，文化差異包括：
• 明白每個人的學習方法不一樣。
• 有容忍度，如有需要，要多次解釋有歧義的話。
• 需要的話，體現謙卑。
• 理解文化差異。
• 體現耐心。
• 體現人際關係敏感度。
• 有幽默感。
由項目經理擔任主持人是有風險的，項目經理會引導團隊成員給出他所希望的答案。這很危險，因為項目經理具有他自己的觀點。好的主持人沒有先入為主的觀點，也不會別有居心。項目經理擔任主持人的另一個問題是團隊成員會害怕提出想法。如果項目經理具有績效考核權時，情況會變得更復雜。
遺憾的是，項目的預算通常不允許聘用一個專門的主持人，那麼項目經理就有必要學習有效主持的技巧。此外，有的項目辦公室成員具有主持技巧，這些人也能為各種項目團隊提供支持。
* 見本章末案例分析。