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5.14　時間管理隱患

讓項目在滿足時間、成本和績效的約束下去實施，說起來容易做起來難。項目管理環境動盪不安，大量的項目會議、報告編寫、衝突應對、持續不斷地做各種計劃和修改計劃、與客戶的溝通協調、危機管理等活動應接不暇。理論上，有效的項目經理是一位管理者，不是一個操作工，但在現實的項目世界中，項目經理常常要花大量的時間去兼做操作工的事，這樣一來，就使得有效的項目管理領導力變得十分困難。

有效項目管理的一個關鍵任務就是嚴格的時間管理。正如人們常說的那樣，如果項目經理不能掌控他自己的時間，那麼，他將在項目上一事無成。對大多數人來說，時間是一種資源，但如果丟失或錯誤地使用了這種資源，就永不再生。然而，對項目經理來說，時間更是項目的一個重要約束條件，因而，有效的時間管理原則必定是要人們把時間當作資源來對待。有經驗的員工很快就能學會分配任務，學會掌握有效的時間管理原則。下面的一些問題有助於管理者去確認時間管理的隱患：

• 在約定的終止日前完成任務你有困難嗎？

• 每天有多少打擾導致工作中斷？

• 你有一種處理中斷的程序嗎？

• 如果你需要一大塊不中斷工作的時間，可能嗎？是否存在超時？

• 你怎樣對待無預約的順訪者和電話打擾？

• 你怎樣處理持續不斷的電子郵件？

• 你為日常工作建立了一套處理程序嗎？

• 你的進展績效比三個月前是提高了還是降低了？與六個月前比呢？

• 你在學會拒絕上有什麼困難？

• 你怎樣處理著手要做的細微工作？

• 你怎樣去實施哪些由你手下處理的工作？

• 每天你有足夠的時間來滿足個人的愛好嗎？

• 你下班後還在考慮你的工作嗎？

• 你有工作日程表嗎？如果有，你對所有的工作做了優先級排序嗎？

• 你為工作日程表留了機動時間嗎？

能夠處理這些問題的項目經理一定會有極大的機會從各種約束到資源配置上獲得解放！

5.14.1　時間強盜

項目經理面臨的最大挑戰是他沒能力去說“不”。看看這種情況，一位員工帶著問題來到你的辦公室，他一臉真誠地對你說，他僅僅想聽聽你對這個問題的解決有什麼建議。但常常不是這樣的，這位員工是想從這個問題上脫身，把這個問題推給你。這時，他的問題就變成了你的問題。

處理這些問題，首先，你要把自己置身在問題之外，不要渴望把自己陷入問題之中。其次，如果問題不必你親自處理，那麼，你必須確認當員工離開你辦公室時，他已經認識到問題依然是他自己的問題。最後，如果你發現解決這個問題真的需要你的幫助，你要告訴員工，以後處理這個問題的所有措施制定你都會參與，但這個問題的處理依然由這個員工負責。一旦員工認識到不能把問題簡單地推給你時，他們就會學會自己去處理此類問題。

在項目管理環境中，存在大量的時間強盜，它們是：

• 零碎的工作。　　　　　• 海量的紙質文檔。

• 缺乏工作描述。　　　　• 不停的授權轉讓。

• 必須完成的工作效率太低。　　　　　　• 缺少行政管理的支持。

• 太多的人忙於無關緊要的決策。　　　　• 辦事優柔寡斷。

• 電話、電子郵件和信件的打擾。　　　　• 拖延症。

• 缺乏技術知識。　　　　• 與靠不住的員工扯皮。

• 缺乏足夠的責任和相對的權威。　　　　• 辦事太死板。

• 缺乏決策授權。　　　　　　　• 會議太多。

• 太少的職能狀態報告。　　　　• 沒人願意承擔風險。

• 工作超負荷。　　　　• 對已經委派的工作放心不下。

• 等人。　　　　• 企求短期結果。

• 不明事理的時間約束。　　　　　• 工作描述不清。

• 分工失敗或分工錯誤。　　　　　• 缺乏長期計劃。

• 搬家式旅行。　　　　　　　　　• 瞎管事。

• 缺乏足夠的項目管理技能。　　　• 學習新的公司系統。

• 搜索工具落後。　　　　　　　　• 預算呆板僵化。

• 在準備使用模板時缺乏信息。　　• 項目只留很少的機動時間。

• 部門間的信息壁壘。　　　　　　• 很少對客戶培訓。

• 公司政策。　　　　　　　　　　• 文檔太多（繁文縟節/無窮的報告）。

• 日常工作無計劃。　　　　　　　　　　　• 管理人員濫竽充數。

• 忙於做滅火隊員。　　　　　　　　　　　• 項目太多。

• 勞工組織的責難。　　　　　　　　　　　• 含混不清的目標。

• 相互矛盾的指令。　　　　　　　　　　　• 過於追求完善。

• 向每一個人不停地解釋你的想法。　　　　• 缺乏項目組織。

• 官僚主義的障礙。　　　　　　　　　　　• 頻繁調整職能人員。

• 職能部門的獨立王國。　　　　　　　　　• 工作長期緊張。

• 檢查太頻繁。　　　　　　　　　　　　　• 員工沒有很好的培訓。

• 銷售人員和工程師之間缺乏溝通。　　　　• 經常性的干擾。

• 辦公室隨便聊天。　　　　　　　　　　　• 缺少合格的員工。

• 信息存儲錯誤。

5.14.2　有效的時間管理

項目經理如能掌握如下這些技巧，就可更好地管理他們的時間：

• 學會委派。　　　　　• 刪除無用的便條。

• 跟著計劃走。　　　　• 拒絕做無用的事。

• 快速決策。　　　　　• 預測未來。

• 開會的人少而精。　　• 問問自己，這次旅行有必要嗎？

• 學會說不。　　　　　• 瞭解自己的興奮週期。

• 立即行動。　　　　　• 控制打電話和回覆電子郵件的時間。

• 先做最難的事。　　　• 編制併發送會議日程表。

• 輕裝旅行。　　　　　• 克服拖延症。

• 旅行間隔再工作。　　• 管理例外。

如果有效，項目經理必須建立時間管理規則，然後問自己如下四個問題：

• 我正在做的事是我根本就不想做的嗎？

• 我正做的事是我比其他人做得更好嗎？

• 我正做的事有其他人做得與我一樣好嗎？

• 我正在為我的活動建立正確的授權嗎？

5.14.3　壓力和倦怠

項目經理沒有職權或能力對項目實施有效控制，管好項目的責任給他們帶來了特別的壓力。追求完美的必要性、最終期限的壓力、角色定義不清、角色衝突、角色超載、組織界面衝突、對行動和下級的責任、跟上信息爆炸或技術突破的快速變化時代的必要性，所有的這些問題項目經理在他們的工作中都會遇到。

項目經理的可用資源被職能部門把控著，但讓項目在期限內完成卻是他的責任。項目經理可能被要求去增加工作的產出量，而工作所用資源又同時被削減。項目經理被要求去加班，而常常又沒有加班工資。

項目經理們把壓力歸咎於他們工作的幾個不同方面，它以不同的方法表現出來，如：

• 疲勞。　　　　　　• 不值得。

• 沮喪。　　　　　　• 看破紅塵，對人們感到厭惡。

• 身心疲憊。　　　　• 絕望。

• 筋疲力盡。　　　　• 孤獨。

• 不幸福。　　　　　• 焦慮。

• 陷入困境。

然而，壓力並不總是負面的。沒有一定量的壓力，項目報告將無法寫完或發送，到最後期限工作也無法完成，甚至無人準時上班。在項目環境中，持續的變更請求、不可能實施的最後期限，每一個項目都自己看作一個獨立王國，我們要問：“在這樣的環境下，項目經理究竟還能舒適地承受多久的壓力？”

無論給項目管理崗位提供什麼獎勵都不過分，這個崗位的壓力太大了。然而，項目經理已經意識到，壓力如遺傳一樣，深深地植入了這個崗位中。他們也認識到努力掌握壓力管理技術，就能客觀地面對這個挑戰，也能獲得有益的經驗。