e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

5.6 管理新建團隊的建議

許多項目領導者面臨的一個重大問題就是處理一個團隊剛組建時產生的顧慮。團隊成員經歷的顧慮是正常的也是可以預見的。然而,這也確實是讓團隊迅速把注意力放到工作任務上去的一個障礙。

這種不安來自幾個方面。例如,如果團隊成員從未與項目負責人共事,他們可能關心他的領導風格及這種風格對他們產生的影響。一些團隊成員可能關心項目的性質,以及它是否與他的專業興趣和能力相匹配。有些團隊成員可能關心項目是會幫助還是會阻礙其事業的發展。還有一些團隊成員會對該項目可能帶來的生活或工作方式的改變極為擔心。一位項目經理說:“把一個團隊成員的辦公桌從屋子的一邊搬到另一邊造成的傷害,有時候與把他從芝加哥調到馬尼拉造成的傷害一樣大。”

新組建團隊中另一件普遍關心的事,是團隊成員之間工作量的分配是否公平,以及是否每個成員都能盡職盡責。在一些新組建的項目團隊中,項目成員不僅必須做自己分內的工作,而且還必須培訓其他團隊成員。在合情合理的範圍內時,這是可以忍受的,然而,當超過一定程度時,顧慮就會增加,士氣就會下降。

在團隊生命期早期採取的某些步驟,對於解決上述問題可能是有效的。首先,我們建議在項目初期就下列問題與每個團隊成員進行單獨談話:

• 項目的目標是什麼?

• 將會牽涉到誰,為什麼?

• 項目對整個組織或這個工作單元的重要性是什麼?

• 為什麼該團隊成員會被選中在該項目中任職,他將履行什麼職責?

• 如果項目順利完成將會帶來何種獎賞?

• 可能遇到什麼問題和限制條件?

• 管理項目必須遵循的一般準則(例如,定期的狀態檢查會議)。

• 團隊成員對順利完成任務有什麼建議?

• 團隊成員的專業興趣何在?

• 項目將為團隊成員個人和整個團隊帶來什麼挑戰?

• 為什麼團隊概念對項目管理的成功如此重要?它應該如何發揮作用?

處理這些顧慮,並讓員工感到他們是團隊中不可缺少的一員將大有裨益。首先,團隊成員會更加熱切地公開表達其想法。其次,團隊成員歸屬感越強,團隊成員之間的信息交流越通暢,團隊將越有可能開發有效的決策過程。最後,團隊成員可能開發出更有效的項目控制程序,包括傳統上用於監控項目執行情況(計劃評審技術或關鍵路徑法、網絡圖、工作分解結構等)的方法和項目團隊成員彼此之間就有關項目執行情況給予的反饋。