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4.8　項目辦公室

如圖 4-4所示，項目團隊由項目辦公室和職能人員組成，雖然圖中的項目辦公室人員都被標以項目副經理或助理的職務，但現實中有些辦公室人員可能沒有任何頭銜。具有此頭銜的好處是他們有權直接和客戶對話。這樣的稱呼非常重要，因為當項目副經理和客戶交談時，他代表的是公司，相對的，職能部門員工僅能代表他個人。

項目辦公室是用來幫助項目經理履行職責的組織，項目辦公室人員必須與項目經理一樣對項目盡職盡責，並且要與項目經理和部門主管都保持良好的工作關係。項目辦公室的職能如下：

• 作為內部控制和客戶報告的信息中心。

• 控制時間、成本和成效以符合合同要求。

• 確保所有的工作要求都有記錄並分發到各個關鍵人員手中。

• 確保所有的工作都有合同的授權和資金的供給。

圖4-4　項目組織

項目經理和項目辦公室人員的主要職責是對組織中跨職能部門的工作進行整合。像工程、研發和生產這些職能機構及公司外的分包商，都必須按同樣的規範、計劃甚至目標工作。缺乏這些職能機構的有效整合是項目失敗的最常見原因。項目成員要盡力完成為保證項目成功所要求的所有工作，而不只是履行其職能責任。解決因整合不力而引發的問題的最好辦法是項目辦公室成員的全職化參與。並非項目團隊所有成員都是項目辦公室人員，有時候處於項目層與職能層間的部門代表也可充當整合者，但其“屁股”更靠近於工作最終完成的地方（職能部門）。

項目經理面臨的最大挑戰是確定項目辦公室的規模。理想的規模是通過權衡決定的，一方面要保證完成任務所需的人員數量，另一方面又不能超過行政管理的成本控制線。成員資格則取決於項目規模、內部要求、項目類型（如研發、質量、產品）需要的技術水平和客戶要求等，同時成員規模還取決於該項目的戰略地位。如果該項目具有戰略性質，那麼項目辦公室的規模會趨於增大，尤其是項目還有後續工作的時候。

在一些大項目中，甚至在一些小項目中，如果沒有長期固定的項目人員，項目也是很難成功的。以下列出了項目辦公室的4個主要活動，它們也說明了為什麼需要全職工作人員：

• 整合活動。

• 內部和外部的溝通。

• 根據風險程度和不確定性編制進度計劃。

• 有效控制。

這4種活動需要訓練有素的項目人員的持續監測。培訓出優秀的項目辦公室人員可能要花上好幾個星期甚至數月，還可能超出項目所需時間。

許多高層管理者對項目辦公室的性質和用途有誤解。他們認為工作於項目辦公室中的職員首要考慮的是項目的管理，而不是提高專業技術知識。但是，一個沒有經過二級、三級項目和職能部門交叉培養的員工，不可能執行項目的各階段的工作。例如，一個成本項目經理可能曾經是採購經理助理的助理。項目辦公室中的輪崗培訓是培養優秀項目經理的一個極好辦法。