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2.18　組織變更管理與公司文化

人們經常提到，最難管理的項目是那些涉及變更的項目。圖2-17列出了培養項目管理方法體系所需要的4個基本輸入。每個輸入都包含“人”的因素，要求人員進行變化。

圖2-17　方法體系輸入

要成功地培養與執行項目管理方法體系，必須做到：

• 明確在項目管理中最常見的變更原因。

• 明確克服變更阻力的方法。

• 應用組織變更管理原理以確保營造和維持所要求的項目管理環境。

簡單地說，變更阻力可分為職業阻力和個人阻力。當整個職能單位都感到項目管理的威脅時，就產生了職業阻力，圖2-18說明了這一點。例如：

• 銷售 　銷售人員反對變更是因為他們擔心項目管理將成為公司利潤的主要功臣，從而減少銷售團隊的年終獎金。銷售人員擔心項目管理會影響到銷售業績從而削弱銷售團隊的力量。

• 營銷 　營銷人員擔心項目經理將結束他們與客戶間的近距離關係，以至於項目經理最終被授予一些營銷與銷售職能。這種擔心是有好處的，因為客戶通常希望與管理項目的職員交流，而不是銷售結束後就消失的人。

• 財務（與會計） 　這些部門擔心項目管理將要求擴大項目財務體系（如掙值計算），從而增加會計與財務的工作量，而且還必須在橫向（項目中）和縱向（線性團隊中）兩個方面進行賬目結算。

• 採購 　採購部門擔心項目採購體系將與公司採購體系平行，項目經理將進行自主採購從而繞過採購部門。

• 人力資源 　人力資源部門可能擔心將會建立一個項目管理職業途徑，從而要求新的培訓項目。這將增加他們的工作量。

• 生產 　這裡的阻力很小，因為儘管生產部門不是由項目驅動的，但是有大量設備安裝與維修項目要求使用項目管理。

• 工程設計、研發和信息技術 　這些部門幾乎都是由項目驅動的，對項目管理幾乎沒有阻力。

圖2-18　變更阻力

得到職能部門管理層的支持與合作通常可以克服職業阻力。然而，個人阻力通常更加複雜而且更加難以克服。個人阻力來自：

• 工作習慣的潛在變化。

• 社會團隊的潛在變化。

•（對項目的）深深的恐懼。

• 工資與薪酬管理體系的潛在變化。

表2-9至表2-12說明了阻力產生的原因及可能的解決方法。員工傾向於始終如一，而且通常擔心新的行為將把他們推出舒適的環境。大多數員工已經感到現有工作的時間壓力，擔心新的項目會需要更多的時間和精力。

圖2-9　阻力：工作習慣

圖2-10　阻力：社會團體

圖2-11　阻力：深深的恐懼

圖2-12　阻力：工資與薪酬管理

一些公司感覺是被迫採取新措施，而員工會開始懷疑這些措施，尤其是之前的一些新措施還沒成功。最糟糕的狀況是，要求員工執行他們根本就不理解的新措施、程序和流程。

我們必須瞭解變更的阻力。如果人們喜歡他們現有的環境就會反對變更。但是如果人們不喜歡呢？也將會反對變更，除非人們相信變更是可能的，以及人們相信他們將從變更中獲得好處。

管理人員是變更過程的設計師，必須制定適當的戰略以使組織能夠發生變更。這最好通過以下這些和員工相互溝通的方式來完成：

• 解釋變更的原因並徵求反饋。

• 解釋所期望的結果和理由。

• 擁護變更過程。

• 對個人適當授權，以使變更行為制度化。

• 投資變更所必需的培訓。

對於大多數公司來說，變更管理過程將沿著圖2-19中的模式進行。開始，員工拒絕承認需要變更。當管理人員開始實施變更時，對變更的支持減少而集體性質的反抗突然出現。管理人員對變更持續支持，並鼓勵員工去尋求變更帶來的潛在機遇。遺憾的是，這種尋求通常引發額外的負面信息出現，從而增強了對變更的反對。隨著管理人員逐漸施加壓力，員工開始意識到變更的好處，支持又開始增長。

圖2-19　變更過程

變更管理的理想目標是建立一個更加優越的文化。基於企業的性質、信任與合作的程度及競爭環境，存在著不同類型的項目管理文化。典型的文化類型包括：

• 合作文化 　這種文化以內部及外部的信任和有效溝通為基礎。

• 不合作文化 　在這種文化中，不信任是主流思想。員工更多的是考慮他們自己及個人的興趣，而不考慮什麼對團隊、公司或客戶是最有益的。

• 競爭文化 　這種文化迫使項目團隊為了有價值的公司資源而與其他的項目團隊進行競爭。在這種文化中，項目經理通常要求員工要表現得更加忠於項目而不是忠於職能經理。當員工同時為多個項目工作時，這會造成災難性的後果。

• 隔離文化 　當大型組織允許職能單位培養自己的項目管理文化時就會產生這種文化，從而產生大文化環境中的小文化。

• 分裂的文化 　當團隊的一部分在地理上與團隊的其他部分相分離時就產生了這種文化。分裂的文化還會產生於跨國項目中，總部或公司團隊可能擁有濃厚的項目管理文化，但是外國團隊沒能維持這種項目管理文化。

圖2-20介紹了有效的項目管理文化應具備的構成因素。

圖2-20　項目管理文化的構成因素

一個良好文化的關鍵因素是團隊工作、可信賴的溝通及合作。有的項目管理從業人員認為對於團隊工作和信任來說，溝通和合作是必不可少的構成因素。在一個具有卓越文化的企業裡，團隊文化表現為：

• 員工和經理互相交流思想，建立具有高水平創新能力和創造能力的工作團隊。

• 員工和經理互相信任，對彼此忠誠，對企業忠誠。

• 員工和經理能履行承諾，完成工作。

• 員工和經理能自由地分享信息。

• 員工和經理一貫對彼此坦率和誠實。

團隊工作需要信任。這種信任既包括企業內員工的相互信任，也包括和客戶之間的信任。當買賣雙方相互之間存在信任時，雙方就能達到共贏，如表2-13所示。

圖2-13　客戶—承包商信任關係