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2.3　什麼是系統、項目集和項目

在這一節中，系統這個詞將被廣泛使用。系統的準確定義取決於使用者、環境和最終目的。專業經理人將其定義為：

一組人力或非人力的因素，按照一定的方式組織和安排，使之可以作為一個整體，達到一定的目的、目標或結果。

系統是一組相互聯繫的管理子系統的集合。如果合理地組織，則可以增加其產出。系統是以其邊界或相互作用的條件為特徵的。例如，如果一個商業企業系統完全脫離環境系統，那麼就產生了一個封閉系統。這種情況下的管理，會完全控制整個系統的各部分。如果這個商業系統與外界保持接觸，這個系統就是開放的。所有的社會系統都是開放的，這樣的系統都要有可以通過的邊界。

如果一個系統主要是依靠其他的系統來生存，那麼它可以被定義為衍生系統。並不是所有開放的系統都是衍生系統。衍生系統是不斷變化的，它能迫使那些樂於在群體中工作的人完成艱難的任務。

軍隊和政府是最先嚐試去劃定系統、項目集和項目各自界限的組織機構。

項目集可以作為分析系統最基本層次的必要元素。而且，它們還可被看作子系統。但是，項目集通常被定義為分階段的任務，而系統則是連續的。

項目也是分階段的任務（比項目集的工期要短得多），是項目集被分解的最基本層次。如表2-4所示，政府部門傾向於由項目集經理領導，大力發展項目集。這些項目集經理希望能年復一年地獲得政府資金。如今，大部分工業部門的項目既由項目經理指導，也由項目集經理指導。在本書中，我把“項目管理”和“項目集管理”兩個術語當作同一概念，因為兩者都服從於相同的政策、程序和指導。一般來講，項目是項目集以下的第一個層次，並且項目集比項目的持續時間更長。這些關係都將在第11章詳細介紹。此外，項目集和項目之間明顯的區別還有：

圖2-4　總結定義

注：*這裡使用的定義不包括內部的工業系統，如管理信息系統或商店樓層控制系統。

• 項目有明確的唯一目標，而項目集有多重目標。項目集的目標更傾向於業務目標，而不僅是技術目標。

• 項目集的工期較長，使得項目集更容易受到環境因素、政治因素、經濟因素、商業戰略和利率等因素變化的影響。

• 經濟條件可能不斷變化，物價水平上下波動，未來的定價率或高或低。對長期項目，基於未來定價率估計的項目定價將會發生混亂。

• 部門經理經常不願意用強制命令把最好的人手分配到一個要實施數年的單一項目集中。

• 項目集由委員會治理，而不是個人。此外，項目集治理的委員會成員在項目集的生命期中是不斷變化的。

• 項目集資金的提供可能是以一年為單位的，而計劃資金的改變則根據現有需求。這些需求逐年變化，受經濟條件影響。

• 項目集範圍變更經常發生，對項目造成的影響更大。

• 經常重新制定基準和重新規劃。

• 由於項目集的長期性，對員工進行合理的規劃安排是一項關鍵技能。

• 由於項目集的長期性，會出現員工因為立場的改變、其他公司給予的更好機會、退休等因素而流失。

• 員工可能認為長期處理一個項目集中的同一任務，會對職業發展產生不利影響。

PMI對項目經理和項目集經理的認證程序進行了區分。此外，還有專門介紹項目集管理的獨立標準等書籍。

一旦選擇了一組任務，並將其作為一個項目來對待，那麼下一步就是定義項目單元的種類。項目有以下4種分類。

• 個人項目 　這是一類短期項目，通常分配給個人，他將同時扮演項目經理和部門經理的角色。

• 團隊項目 　這是一類由一個組織單元（或者一個團隊）完成的項目。每個相關職能部門派出一個員工或一個任務小組。如果只有一個職能部門參與，那麼項目會完成得很出色。

• 特殊項目 　特殊項目經常出現，要求將特定的基本職能或權力臨時分配給其他人或單位。這種安排對短期項目很有效，但會導致長期項目的嚴重衝突。

• 矩陣或綜合項目 　這要求動用大量的職能部門，而且常常要控制大量資源。

現在，項目管理可以定義為：一種通過傳統組織結構和專人蔘與的、實現項目目標的過程。項目管理可適用於任何特殊的任務（獨特的、一次性的、唯一的）。為了完成任務，項目經理必須：

• 確定目標。

• 制訂計劃。

• 組織資源。

• 提供人員。

• 建立控制。

• 進行指導。

• 激勵員工。

• 不斷創新。

• 保持靈活。

項目的類型通常決定項目經理應履行上述職能中的哪一種。