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1.9　定義職能經理的角色

假設項目經理和職能經理不是同一個人，我們可以明確職能經理的特殊作用。這種作用有3個因素：

• 職能經理有責任規定任務如何完成及在哪裡完成（如技術標準）。

• 職能經理有責任在項目限定範圍內提供充足的資源來完成目標（如誰將完成工作）。

• 職能經理對可交付成果負有責任。

換句話說，一旦項目經理明確了項目的各項要求（例如，什麼工作必須做，約束是什麼），那麼就輪到職能經理負責確定技術標準。大致上除了研發領域，職能經理應該是所處部門公認的技術專家。如果職能經理認為項目經理確定的某部分要求在技術上不合理，那麼他有權根據他的專業提出異議，並請求更權威的人士來支持他的觀點。

在1.1節中，我們曾提到職能經理控制所有的資源（包括人力資源），項目經理有權要求特殊的人員配置，但最終決定權在職能經理手中。這有助於項目經理理解職能經理的難處：

• 無限度的工作要求（尤其是在競標時）。　　　• 預料之外的進程受阻。

• 事先確定的最後時限。　　　　　　　　　　　• 計劃外的資源缺失。

• 所有需求都有高優先權。　　　　　　　　　　• 計劃外的資源中斷。

• 資源數量有限。　　　　　　　　　　　　　　• 計劃外的資源損失。

• 可用資源有限。　　　　　　　　　　　　　　• 計劃外的人員流動。

• 項目計劃的進度有變。

只有在極少數行業裡，項目經理可在項目開始時提前從職能經理那裡知曉有哪些可用資源。對項目經理來說，能否使用最佳資源並不重要。職能經理無法保證特定人員一定有時間。而且，職能經理還要保證自己負責的那部分項目，在有限成本下按時出成果，甚至有時候，要使用較低技能水平的員工。如果項目經理對分配的組員或資源不滿意，他要自己去驗證。只有項目經理有證據表明職能經理提供的各項資源實在不可接受，才會向職能經理要求更好的資源。

事實上，任命一個項目經理並不能減輕職能經理所承擔的責任和壓力。如果職能經理分配給項目經理的資源達不到要求，那麼他們都將受到懲罰。有些公司甚至考慮根據績效增長及對項目經理遵守諾言的程度作為職能經理晉升的標準。

圖1-1　職責分工

因此，承諾透明化對相關的每一個人都很有價值。

項目管理被設計成由項目經理和職能經理分享權力和職責。項目經理計劃、監督、控制項目，相對的職能經理實施資源配置。表1-1說明了這一職責分工。表1-1的例外情況是項目經理和職能經理是同一個人。這種情形並不少見，它會導致利益的衝突。如果一名職能經理要將資源分配給6個項目，其中1個項目歸其直接控制，那麼他很可能將最好的資源留為己用。在這種情況下，他的項目就會在開支方面優於其他幾個項目。

在盛行向多個領導彙報的項目管理模式中，項目經理和職能經理的關係至關重要。表 1-2說明了項目經理和職能經理的關係並非總能平衡。當然，這與誰對所任命的職能員工有更大影響有關。

圖1-2　報告關係

注：*這種組織結構將在第3章中論述。