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技能練習

召開會議的練習

在SSS軟件公司籌劃和召開一次團隊會議

第一部分

參見在這部分末SSS軟件公司的公文筐練習。假設你充當的是克里斯·佩裡羅的角色。因為剛剛上任，你打算在明天下午（週四）召開一次同部分或全部直接報告者的會議。你打算定下日期，並使用電子郵件、電話和備忘錄來處理所有事宜。

（1）複習SSS軟件公司公文筐練習中的16個項目。這是本次會議要討論的問題。

（2）確定這次會議的目的，參與者（誰應該參加）、計劃（編寫議程，為會議確定一個時限）以及你將採用的會議程序。

第二部分

（3）現在選出將要參加這次會議的其他9個人並給每個人在健康和金融服務小組中安排的一個角色。每位團隊成員都應該真實地扮演角色，都應該假設自己在參加一名新領導召開的第一次會議。每個人都應該準備好就與自己角色有關的筐內欄目提出建議。團隊中應該包括以下成員。

克里斯·佩裡羅，執行副總裁

鮑勃·米勒，團隊1經理

萬達·曼納斯，團隊2經理

威廉·陳，團隊3經理

利奧·瓊斯，團隊4經理

馬克·麥金泰爾，團隊5經理

約翰·斯莫爾，團隊6經理

馬庫斯·哈珀，團隊8經理

阿曼特·馬克，客戶服務經理

米歇爾·哈里森，辦公室主管

（4）在會議結束時，指定的觀察者將用會議評估工作表作為指導，給出反饋。

角色診斷

這個練習的目的在於幫助你識別並練習會議中的有效表現。

下面列出的是3類角色。在觀察一個會議時，當你觀察到團隊中的成員所發表的言論或做出的行為與某個列出的角色相符時，在該角色旁邊做上標記。當會議結束後，對你的團隊進行分析時，將團隊成員的姓名寫在他所扮演角色旁邊。

任務促進者角色

給出方向

尋求信息

給出信息

仔細說明

合作

監控

過程分析

真實性檢測

執行

總結

過程（關係建立者）角色

支持

協調

緩解緊張

活躍氣氛

發展

促進

推進

阻礙性角色

過多分析

過度泛化

挑錯

過早做出決策

把觀點當做實事

拒絕

利用職權給予壓力

主導

推託

對於改進團隊成員的表現你有何建議？確定一些具體的建議，用來使會議中的角色表現更有效。誰應該做得更多？誰應該做得更少？為什麼？

會議評估表

要求計劃、實施和參與會議的人定期評估開會時的效率，是非常重要的。下面的工作表可用於這一目的。

要獲取評估會議方面的經驗，可以使用下列問題評估與某門課程或工作相關的項目或者員工會議的效率。

1.會議的具體目標是什麼？

2.誰被邀請參加？怎麼聯繫他們？會議通知發佈的方式是否適宜（如，面對面通知、電子郵件、祕書電話）？

3.會議議程的制定與下列的規則是否相一致？具體而言，是否遵守了下面的規則：

·議程規則（行動詞語）

·1/6規則（2/3現在的事件，1/3過去和未來的事件）

·三部分規則（1/3熱身，1/3工作，1/3放鬆）

·報告規則（沒有報告；目錄要列出具體項目——公告、決策和頭腦風暴）

·議程鍾規則（用“困難水平”進程來安排議程）

·守時規則（準時開始和結束）

·記錄規則（安排某人做記錄）

4.在準備這次會議的過程中，哪些方面做得格外出色？

5.在這次會議中，對會議有效進行規則的遵守情況如何？使用團隊會議有效性的概念對每一步進行評價。

6.還有哪些地方可以改進？遺漏了什麼？

請閱讀P19~25頁的SSS軟件公司的備忘錄、電子郵件、傳真以及語音郵件，然後回答上述問題。