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開篇案例　維京唱片城的一體化通信方式

你是否光顧過維京唱片城？你可以在裡面找到佈滿CD、DVD、圖書、電視遊戲和服裝的架子，還有在頭上播放的音樂電視。你可能還能看到坐在錄音棚中，俯視銷售大廳的DJ，播放著還未成名的歌手的唱片。維京唱片城是媒體和技術密集的地方。

唱片城被精心地安排，因為它處於一個充滿競爭的環境中，一方面是像沃爾瑪似的折扣連鎖店，另一方面是在線音樂下載服務。公司必須在保持銷售額的前提下儘量降低價格。一張新CD或DVD的銷售額在前兩週可以達到其總銷量的一半。太多或太少的庫存CD會給公司帶來巨大的損失。儘管維京唱片的庫房數據庫採用微軟的SQL服務器，提供以分鐘計的實時銷售數據和庫存數據，但是達到隨機應變還是需要人與人之間快速的溝通。

維京唱片城在美國有1400位職員和11間零售店。位於洛杉磯的總部通過語音郵件、E-mail、視頻週會與其他零售店進行信息溝通，制定接下來的推銷計劃、庫存調整及市場情況。人們因為成本問題儘量避免電話會議，選擇稍微廉價但是稍不及時的溝通方式交流，例如發送電子郵件。接收者往往不能及時回覆。

為了提升溝通效率，維京唱片選擇了綜合其語音郵件、E-mail、電話會議、即時信息的綜合通信方式，自然且無縫地進行工作。2007年秋，它採用了微軟Office Communication Server、Office Communicator和RoundTable會議及協作工具。這項技術可以通過在場提醒功能顯示其他人的狀態（例如有沒有正在使用電話、正在召開網絡會議或在外工作）。用戶可以通過Office Communicator瞭解人們工作的情況，並且將一種信息轉換成另一種，就像拿起電話一樣簡單。

集成音頻及視頻的通話幫助員工更快速地解決問題。公司每年節省5萬美元的會議費用，現在除了音頻會議還有室內視訊及網絡會議。

維京唱片城的經驗充分說明了現代網絡技術所帶來的強大的技術能力，以及所帶來的商業機會。該公司使用了統一的通信技術，向管理層以及其他員工提供集成的語音、電郵和會議功能，並且可以在這些功能之間無縫切換。這種技術的應用促進了公司中的信息共享，改善了決策制定，使得庫存管理變得更精確。

圖7-1指出了本案例以及本章內容所涉及的幾個要點。唱片零售業是競爭異常激烈的行業，其時間敏感性也特別強。為了生存，維京唱片城必須能夠對市場銷售趨勢做出快速響應，但是它原來所應用的老舊的網絡技術和語音系統使得實現這一點變得很困難。管理層認為新技術的應用可以解決這個問題，所以選擇了一種全新的統一通信技術平臺。採用這種新的統一通信技術後，大大節省了時間，並且促進了管理層與員工之間、零售店與公司總部之間的信息共享。及時的信息使得公司可以迅速對市場銷售趨勢做出反應，並相應調整庫存，從而節省了時間，降低了成本。為了更好地利用這種新技術，維京唱片城需要對員工的工作職能以及工作流程進行適當的調整。

圖　7-1