BUSINESS BOOKS

6.1　傳統文件環境下的組織數據

一個有效的信息系統應該向用戶提供準確、及時、有用的信息，使數據精確沒有錯誤。信息可以及時提供給決策者。與工作和決策類型相關聯的信息可以提供幫助並得到使用。

但是，很多企業組織雖然擁有性能卓越的硬件和軟件，可由於文件管理混亂，使得信息系統難以實現其預計效果。所以信息管理就變得必不可少。我們先來看看傳統文件環境下的數據組織方式。

6.1.1　文件組織術語和概念

計算機系統有組織地管理數據，從位（bit）、字節（byte）到字段 （field）、記錄 （record）、文件 （file）和數據庫 （database，見圖6-2）。位是計算機能處理的最小數據單位。一組位叫字節，可以表示一個字母、數字或其他字符。若干個字節組成一個字、一組字或者數字（例如姓名、年齡等），稱為字段。相關字段的有序集合稱為記錄，如一個學生記錄，可以由姓名、年級、專業等字段組成。相同類型的記錄彙集成文件。

例如，在圖6-2中的記錄組成一個學生的課程文件。一組有序的文件組成數據庫。圖6-2的文件可以通過學生的個人記錄和財務背景建立學生數據庫。

一個記錄描述一個實體。實體 （entity）是我們儲存和維持的信息，可以是一個人、一個地點。銷售訂單文件中的訂單，就是一個實體。訂單實體包含了銷售訂單中的相關信息。每一個描述實體的特性或者數量稱為一個屬性 （attribute）。例如，學號、課程、日期、年級都是課程的屬性。屬性的具體值放在一條記錄的相應字段中。

6.1.2　傳統文件環境帶來的問題

很多組織中，各個職能部門都建立各自獨立的信息系統，會計、財務、生產、人力資源、市場等各個部門都有各自的系統和相應的數據文件。圖6-3列舉了傳統信息處理過程。

每一個部門都需要自己的文件和計算機軟件運作。例如，人力資源部門需要建立員工個人資料文件、工資單文件、醫療保險文件、養老金文件和郵件列表等，產生幾十甚至幾百個文件和程序。因此，在公司各個部門，都各自管理著部門的主文件（分別由不同的系統建立和操作）。天長日久，我們可以想象公司內將有成百上千各不相同的應用程序，非常難以維護和管理。這就帶來了一系列的問題，如數據冗餘、數據-程序依賴、缺乏靈活性、低安全性以及低共用性等。

圖6-2　數據結構

圖6-3　傳統信息處理過程

1.數據冗餘和不一致性

數據冗餘 （data redundancy）是指多個文件中重複存儲相同的數據。由於各個部門各自建立獨立的信息系統，需要收集存儲很多相同的信息，導致了數據冗餘。數據冗餘不但浪費存儲空間，還導致了數據不一致性 （data inconsistency）。數據不一致性指相同的實體屬性出現不同的值。例如，圖6-2中的課程實體，數據可能在一個系統升級而沒有在另一個系統升級。相同的屬性、學號，可能在不同的系統有不同的名稱。例如有些系統使用學號，有些使用身份證號。

另一種可能是同樣的屬性在不同的系統中存在不同的表達方式，如在製衣企業的銷售、庫存、生產系統中使用不同的號碼代表服裝大小。一個系統可能使用“超大”，另一個系統可能使用“XL”表示同一個大小。這就導致公司很難通過整合各部門資源建立客戶關係管理，銷售鏈管理和企業系統。

2.數據-程序依賴

數據-程序依賴 （program-data dependence）指一旦某個應用程序改變了，相應的數據也要隨之改變。各種不同的傳統計算機程序需要定義數據的位置和屬性。在傳統的文件環境裡，軟件程序的改變要求對於需要訪問的數據也做相應的改變。一個程序可能定義郵政編碼為5~9位數，另一個程序嚴格定義5位的郵政編碼不再使用。這可能需要花費數百萬美元進行調整。

3.缺乏靈活性

傳統的文件系統可以生成日常報表，但無法生成特殊定製報表，或者無法及時響應突發的信息查詢需求。特殊定製報表或突發信息查詢所需的信息存在於系統中的某個地方，但檢索這些信息卻非常昂貴，也許需要好幾個程序員工作好幾個星期才能將所需的信息集成到一個新文件中。

4.低安全性

因為對數據缺乏控制和管理，對於數據的訪問和傳播可能失去控制。我們可能無法得知誰在讀取甚至修改重要的數據。

5.低共享性

所需要的信息通常分佈在不同的文件、不同的部門內，相互之間缺乏聯繫，因此實際上實時的數據共享是不可能實現的。信息不可能在組織內部不同的功能區域或者不同的部分自由流通。如果用戶在不同的系統找到同一信息的不同數據，他們也許不再希望使用這些系統，因為數據的準確性不能保證。