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14.3.4　如何為處分打好基礎

你採取的任何處分行動都應該是公平、合理的。這會增加員工根據組織目標改變其行為的可能性，並能防止不必要的法律糾紛。構建公平合理氛圍的根本是要提前告知員工關於處分的各種規則，以及在行動之前進行適當調查。

提前通知“最大的驚喜是沒有驚喜。”很多年以前，一家全國性的連鎖酒店用這句話來描述其房間和服務，這句話對主管解決處分問題同樣有效。員工有權利知道組織對他們的期望，以及沒有達到期待目標的可能後果。他們應該明白不同類型過錯的嚴重性。這些信息可以在員工手冊、公司時事通信、公開的規章制度或者勞動合同中進行溝通。通常來講，將這些期望寫成書面形式比較好。因為這為你、組織和員工都提供了保護。

書面記錄　書面記錄在採取處分措施時是非常重要的一環。無論是員工還是主管需要對事情的具體細節進行解釋。詳細認真的記錄可以維護管理者的權威，因為如果員工不承認他做過這些應受處分的事，此時拿出書面記錄可以充分證明採取這樣的處分措施是完全合理的。

在最早的時候，書面記錄被管理者用來記錄每項具體工作的要求和期望。同時員工也要了解這些工作內容並簽名同意。除此之外，組織還要制定員工守則，並讓所有人上交回執表示知曉。不當的表現、行為、態度等毫無疑問都是不允許的。主管們需要記錄有關員工表現的觀察和談話內容，在若干次談話後，將其記入此員工的個人檔案。書面記錄包括很多內容，例如員工培訓和員工援助的記錄，培訓證明，檔案備註記錄。如果涉及出勤問題，所有書面的關於出勤的記錄、電子郵件都要保留。給出口頭警告時要記錄備案，並收入檔案中；書面警告要複印後收入個人檔案，若該員工拒絕在這份書面警告上簽字，主管還要進行註明；此外，主管還需要對給出警告時所發生的對話進行記錄備案。注意，不要忘記讓員工在知曉協議一類的文件上簽名。每年進行績效評定時，永遠不要給本不可接受的結果打上一個看上去還令人滿意的分數。最後，員工檔案中要包含所有與其溝通工作期望的備案以及他是否達到了這些期望，另外還有所有員工援助、輔導、處分的備案。 [1]

適當的調查　要公平地對待員工，管理者就要在任何行動之前都進行適當的調查。正如美國的法律一樣，員工在被證明是有罪之前，都應該按照無罪來對待。同樣重要的是，在相關事實收集完善以前，不能做出任何判斷。

作為員工的主管，你需要承擔起調查的責任。但是，如果問題涉及你和員工之間的個人衝突，就應當由中立的第三方來實施調查。

調查應該不僅關注可能導致處分的事件，還注意任何相關的事件。這一點很重要，因為相關的事件可能會揭示那些被掩蓋的需要考慮的因素。當然，你應當告知被調查的員工，他的可能過錯是什麼，以便他為辯護做好準備。記住，你有責任傾聽員工的闡述以及關於過錯的解釋。一個公平和客觀的調查需要找到並訪問所有的目擊者，並記錄找出的所有證據。

不進行全面、公平的調查就處分會導致高成本。一位優秀的員工可能被冤枉，其他員工對你與組織的信任感可能因此受到嚴重傷害，你也可能使你的組織承擔因員工訴訟帶來的財務損失。

[1] D. Lindeman，“Creating a Paper Trail Supports Discipline and Discharge Decisions，”Human Resources IQ, August 2008，http：//www.humanresourcesiq.com/employment-law/columns/creating-a-paper-trail-supports-discipline-and-dis/（accessed May 26，2011）.