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4.4　項目管理信息系統

過去10年，項目管理的相關概念和技術研究比較火熱，並引起了項目管理軟件供應的同步增長。現在，已經有100多家企業提供此類項目管理信息系統。查看項目管理研究會的網站（www.pmi.org）可以獲得關於軟件的最新信息。兩家領頭企業是微軟公司和Primavera公司，其旗下兩個知名的常用軟件分別是Microsoft Project和Primavera Project Planner。

Microsoft Project程序有優秀的在線指導功能，在中等規模的項目管理中廣受歡迎。這個軟件包與Microsoft Off ice Suit兼容，它擁有微軟的通信技術和互聯網整合功能。這個程序的功能包括進度管理、資源分配與平衡、成本控制等，還可以生成高質量的圖表報告。

在管理大項目或擁有很多子項目的計劃時，常常選擇Primavera Project Planner。Primavera是這類軟件的第一供應商，它的功能可能是現有軟件中最先進的。

除了制訂任務計劃之外，這些軟件包的主要功能是為項目任務分配資源。比如，這些系統可以為項目安排人員和設備計劃。中高級項目管理信息系統軟件（PMIS）還可以處理資源平衡的問題。其中常用的規則包括，低優先級任務須等高優先級任務完成之後再開始，或者允許項目工期提前或推後。

過程跟蹤要等到項目活動步入正軌後才能進行。項目的實際進展可能與初期計劃的情況有所不同。在軟件中可以保存幾份不同的基本計劃，因此你可以同時比較多種情況。

跟蹤甘特圖將實際計劃與基準計劃並排繪於圖中，這樣可以很容易地注意到兩者的偏差。根據你的需要，也可以用圖表的形式顯示同樣的信息。如果計劃的開始與結束時間和新安排的開始與結束時間之間存在偏差，則可用一個“滑動過濾器”，只強調顯示那些結束時間晚於計劃基準時間的任務。還可以用例外管理的原則發現預算成本和實際成本間的差異。