e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

11.27　項目基準

高級管理層和客戶都希望項目經理能有效監督和控制項目。作為監督和控制項目的一部分，項目經理必須準備項目進展報告、狀態報告和預測報告，以清楚地介紹項目績效。不過，要衡量項目績效，就要有一個參照點或基準，原因在於：

• 沒有基準，就無法衡量績效。

• 如果不能衡量績效，就無法管理績效。

• 只有衡量過的績效才能監督和控制。

• 只有受監督和控制的績效才能得以完成。

要想能控制一個項目，就必須將其組織為一個封閉的系統，即項目管理計劃。項目管理計劃要求制定範圍基準、質量基準、時間基準及成本基準。沒有這些基準，項目就是不可控制的，也不知道項目是從哪兒開始出現了變更。

項目管理通常包括以下幾類計劃：

• 範圍管理計劃，介紹項目的範圍基準，包括範圍說明書、WBS和WBS詞典。

• 進度管理計劃，介紹進度規劃、監督和控制的程序。

• 質量管理計劃，介紹達成質量目標所需要的活動。

• 成本管理計劃，介紹成本估計和成本控制的步驟。

項目管理計劃中可能還包含了其他的管理計劃。

11.27.1　績效衡量基準

衡量績效的參考點是績效衡量基準（Performance Measurement Baseline，PMB）。這個基準是一個指標標杆，以此為參照衡量項目的時間、成本和範圍。績效衡量指標還可用於跟蹤商業價值。

制定、批准、控制和記錄績效衡量基準的首要原因在於：

• 確保項目目標完成。

• 管理和控制項目進展。

• 確保與項目需求和可交付成果完成有關的準確信息。

• 建立績效衡量標準。

在規劃階段末期，一旦確定了需求、項目成本和項目進度，績效衡量基準也就確定了。在建立了績效衡量基準後，它就能作為標杆來衡量項目的進展狀況。這個基準是用來比較計劃績效與實際進展的。如果沒有精確的基準作為起始點，那麼績效衡量就沒有意義了。遺憾的是，項目經理傾向於僅僅以他們認為重要的因素為基礎設定績效衡量基準，這可能（也可能不）能與客戶要求相吻合。績效衡量基準是項目經理需要做的事，而不是客戶要求的事。

11.27.2　重新制定基準

項目範圍變更的原因有很多種，包括：

• 客戶要求變更或擴展。

• 團隊要求變更或擴展。

• 此前對客戶要求的理解和解讀有誤。

• 績效定義不完善或基準有漏洞。

• 不可更改的負偏差。

當需要對基準加以修改時，就需要經由客戶和承包商組成的變更控制委員會批准。在變更控制會議上，至少要解決以下問題：

• 變更的成本。

• 對進度計劃的影響。

• 對其他競爭性因素的影響

• 給客戶帶來的額外價值。

• 額外的風險。

• 對其他項目的潛在影響

如果變更控制委員會同意變更，那麼首先要更新績效基準。一旦需要重新制定績效基準，新基準是在原有的基準再加上批准的變更。所有的變更都要記錄在案，顯示項目計劃的變化。很重要的一點是，項目很難完全按照計劃執行，因此有必要跟蹤項目變更。

11.27.3　制定績效衡量基準

以下步驟展示了制定績效衡量標準的邏輯方法。

• 審查項目商務論證、約束條件及假設：幫助瞭解績效衡量標準的業務範圍。

• 建立需求基準：這來自對客戶要求和合同工作說明書的審查。要求基準是項目經理計劃實現的事，並可能包含或不包含客戶的初始需求文件，它為績效測量基準建立了技術邊界，是項目範圍說明書的一部分。

• 將需求基準轉換為工作分解結構：將工作分解為工作包。每個工作包都應該有可測量的里程碑，從而可以衡量可交付成果和績效。此外，還需要制定工作分解結構詞典。項目範圍包括項目範圍說明書、工作分解結構及工作分解結構詞典。

• 按照邏輯關係對工作包進行排序：這就是進度基準。

• 計算每個階段的成本，包括直接和間接成本：這就是已分配預算。如果項目耗時數年，即使每年都會建立預算，也不會把未來幾年的工作分解為工作包，這就是未分配預算。已分配預算和未分配預算共同構成項目成本基準。

• 發佈PMB，它包括範圍基準、進度基準和成本基準。

• 準備需求跟蹤矩陣：需求跟蹤矩陣將項目需求、WBS及PMB聯繫在一起，用於確認項目需求是否得到滿足。

• 確定關鍵指標或關鍵績效指標：指明瞭哪些指標需要監控，來決定可交付成果和需求的績效完成情況。

這些基準對變更控制來說是必要的。沒有這些基準，項目進展狀態和績效衡量就沒有意義。如果衡量沒有一定的準確性，那麼就沒有客觀的信息，也不可能決定已完成工作的價值。

儘管基準是很好的參照點，但項目還是會出現偏差，導致PMB的不斷變化。典型的原因包括：

• 未能正確管理工作順序。

• 項目管理信息系統未能提供有用的數據。

• 對掙值方法的使用和理解欠缺。

• 管理服務知識庫使用不當。

• 不斷更改規劃和基準。

• 管理方面出現了不必要的變化。

11.27.4　基準類型 除了範圍基準外，常用的基準包括技術基準、成本基準及進度基準。此外，根據公司業務類型和行業類型，還有其他的基準類型。

• 職能基準：系統或職能要求，如規範、合同等。

• 分配基準：一旦要求獲得通過，工作產品的狀況。

• 發展基準：工作和產品在開發過程中的狀況。

• 產品基準：項目的職能或物理特性。

• 資源基準：項目使用的資源數量和質量。

• 固定基準：項目進行過程中始終不變的基準。

• 可修改基準：在項目進行過程中可以改變的基準。

• 特定項目基準：僅為一個項目特別設計的基準。

• 多項目基準：為多個類似項目設計的基準。