e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

11.7　啟動會議

通常來講項目啟動的首要工作是召開項目啟動會議，由負責制定規劃的成員參與，具體包括：項目經理、某一知識領域的項目經理助理、專門領域的專家和職能領導，如圖11-1所示。

圖11-1　典型的項目啟動

由於項目的規模、複雜程度和時間要求不同，啟動會議的形式也不同。主要成員可以得到與他們職能領域有關的授權，確定相關工作的時間、成本和資源。

啟動會議上要討論的一些條款包括：

• 如果可行的話，工資和薪金管理。

• 讓員工瞭解他們的老闆會知道他們績效狀況。

• 討論項目的範圍，包括技術目標和商業目標。

• 定義項目成功。

• 在項目章程中確認項目假設和約束條件。

• 項目的組織圖（如果在那時被告知）。

• 參與者的角色和職責。

對於小型短期的項目而言，應該在啟動會議上估計成本和工期，這類項目通常不需要制訂成本估算進度計劃。但是如果項目的估算週期需要幾個星期，而且需要來自各個部門的人員參與，那麼就需要估算進度計劃。這類項目還需要召開一個預啟動會議來決定估算。在成本估算進度計劃中，至少需要以下這些關鍵里程碑：①預啟動會議；②基本規則評審會議；③資源的輸入和評審會議；④總結會和陳述會。有關這些會議的內容分述如下。[3]

• 預啟動會議：在估算進度計劃中首要的正式里程碑是評估預啟動會議。這個會議的所有人都被期望投入成本估算。預啟動會議應該有充分時間來陳述所有項目的基本規則、約束條件和假設，分發技術規格、草圖、進度計劃、工作元素說明書和資源估算圖表，以及討論這些條目和回答可能出現的問題。預啟動會議允許有6周到3個月的充足時間進行全盤的估算。

• 基本規則評審會議：預啟動會議之後的幾天，當參與者研究了相關材料後，就需要召開基本規則評審會議。在這個會議上，估算負責人要回答有關成本估算、假設前提、基本規則和估算任務的問題。

• 資源的輸入和評審會議：預啟動會議和基本規則評審會議之後的幾個星期，要求每個有資源（工時和/或物料）投入的成員提交他們的投入計劃表。因此可以啟動估算進程中最有價值的部分之一——資源的輸入和評審會議。團隊成員之間相互溝通，以減少資源庫的重疊、重複和遺漏。在這個評審會議中，每個職能領域的估算人員都有機會證實和解釋有關估算的基本原理，也許有的活動在他的同事看來是不必要的。

• 總結會和陳述會：一旦資源輸入收集完畢、調整好並“定價”成功，估算團隊將成本估算作為最後陳述的“彩排”展現給公司的管理部門或者所負責的組織。這種“彩排”在鞏固和協調過程中可以使估算中所表現出的更深一層的分歧或錯誤變得清晰可見。