e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

9.1　預測項目是否成功

預測項目是否成功是比較困難的。大多數以目標為導向的管理者只注重時間、成本和績效。如果存在不可容忍的條件，就需要通過額外的分析來識別引發問題的原因。只注重時間、成本和績效的做法可能導致只關注那些直接影響利潤的因素，而不去關心項目管理本身是否正確。如果組織的生存是建立在一系列成功的項目管理的基礎上，這一點就會變得非常重要。如果只是一兩次，項目經理也許能通過自身的努力（就像不斷地揮動巨大的棒球拍）推動項目成功。然而，一段時期後，要麼是棒球拍的效力開始下降，要麼是人們拒絕對這個項目付出努力而最終導致項目失敗。

項目的成功通常通過3方面的團隊來衡量：項目經理及其團隊、業主和客戶。為了促進項目成功，項目經理及其團隊可以採取某些行動。這些行動包括：

• 保留自己選擇項目團隊關鍵成員的權力。

• 選擇團隊關鍵成員並審核他們在各自領域內的記錄。

• 從一開始就信守承諾和建立使命感。

• 尋求充分的職權和項目組織形式。

• 與客戶、業主和項目團隊協調並保持一種良好的關係。

• 力求提升項目的公眾形象。

• 在決策和解決問題時獲得團隊關鍵成員的協助。

• 制定實際成本表、進度計劃表和績效評估與目標。

• 對潛在的問題有備選方案。

• 團隊的結構要合理、靈活和具有彈性。

• 為了最大化對人和關鍵決策的影響，允許越權。

• 採用切實可行的一套項目規劃和控制工具。

• 避免對某種控制工具的過度依賴。

• 強調完成成本、進度和績效目標的重要性。

• 給結束條款的使命或功能以優先權。

• 控制與變更並存。

• 確保關鍵的項目團隊成員有效、安全地工作。

在第4章中我們談到，一個項目只有在獲得了正式授權且得到高層管理人員的支持下，才可能成功。高層管理人員要承諾提供公司的資源並給予必要的行政支持，幫助項目較好地適應公司每天的例行事務。此外，業主必須營造一種環境，使項目經理、業主和客戶之間有一個良好的工作氛圍。

談到業主和客戶，有大量可以用來評價業主和客戶支持力度的變量。這些變量如表9-1所示。

圖9-1　業主和客戶支持力度變量

續表

僅識別和確認這些變量並不能保證項目成功。相反，這些變量能幫助項目經理、團隊成員、業主和客戶採取合適行動，為他們提供一個好的工作基礎，這樣，項目就有可能成功。

業主應該採取的行動有：

• 較早選定領導項目團隊的管理者，要選擇具備技術技能、人際關係技能和管理技能等方面經驗的人。

• 為項目經理建立清楚且可行的工作指南。

• 給項目經理充分的授權，要讓他與關鍵團隊成員一起做決策。

• 對於項目和團隊要表現出熱情，並做出承諾。

• 建立並保持快速的非正式的溝通。

• 避免為贏得合同而對項目經理施加更大的壓力。

• 避免武斷地消減或增加對項目團隊成本的估計。

• 避免大宗採購。

• 與主要的客戶和項目經理建立密切（不是干涉）的工作關係。

業主和項目團隊都要採用適當的管理技術，以確保有一個明智、充分而不過度的計劃及控制和協調系統。這些適當的管理技術也應該包括以下這些前提，例如，明確的制度和設計、合理的進度計劃表、合理的成本估計、避免大宗採購、避免過度樂觀。

客戶可以通過減少團隊會議、對信息要求的迅速反應以及不加任何干預地讓合約人處理自己的事務等做法對項目成功產生巨大影響。

有了表9-1介紹的這些變量作為基礎，項目管理團隊可能做以下事情：

• 從一開始就鼓勵所有的參與者開放和誠實。

• 創造健康競爭的氛圍，而不是殘酷競爭和相互欺騙的氛圍。

• 做好能完成整個項目的資金計劃。

• 對成本、進度和績效目標的重要性有清晰的認識。

• 建立快速的非正式的溝通渠道和扁平的組織結構。

• 充分授權給主要委託人，允許其迅速接受或拒絕重要決策。

• 拒絕“大宗採購”。

• 關於合同獎勵或進展的問題及時做出決策。

• 與項目參與者建立密切（而不是干涉）的工作關係。

• 避免過於親近的關係。

• 避免過多報告的機制。

• 對變更迅速做出決策。

通過將項目團隊、業主和客戶的相關行為結合在一起，我們可以得到以下基本的管理原則。

• 項目管理自始至終要有計劃：

— 識別職責之間的衝突——解決。

— 識別變更的影響——變更代理人。

• 每個人都要有適合自己的工作。

— 執行工作的人是最適合的人。

• 分配足夠的時間和精力來制定項目的基礎和定義工作：

— 工作分解結構。

— 網絡計劃。

• 確保工作包大小適當：

— 可管理。

— 可衡量。

• 將建立和應用計劃控制系統作為項目實施的關鍵點：

— 知道你要到哪裡去。

— 知道你什麼時候曾去過那裡。

• 確保信息流是真實的：

— 信息是解決問題和決策的基礎。

— 溝通障礙是造成項目困難的重要原因之一。

• 準備好重新做計劃，並付諸行動：

— 最好的計劃也會有失誤。

— 變更是不可避免的。

• 將責任、績效和獎勵緊密聯繫在一起：

— 實行目標管理。

— 動機是高效的關鍵。

• 在項目結束之前儘早為收尾工作做計劃：

— 人員部署。

— 材料和其他資源的安排。

— 知識轉移。

— 結束工作命令。

— 客戶或合同財務支付和報告。