e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

4.3　項目經理和項目集經理的技能要求

為了獲得成功，項目集經理必須清楚以下幾點：①自己的下屬；②應該完成的任務；③可用的工具；④組織結構；⑤組織環境，包括客戶群。

只有充分了解公司各機構間的相互關係和行為要素，項目集經理才能營造滿足團隊工作需要的和諧氛圍。同時，項目集經理還應該瞭解他所處的工作環境中的文化和價值體系。項目集管理的有效執行與下面10種特殊的技能直接相關：

• 團隊組建。 　　　　　• 組織。

• 領導。　　　　• 企業家才幹。

• 衝突解決。　　　　　　• 行政管理。

• 專業技術知識。　　　　• 管理支持構建技能。

• 規劃。　　　　　　　　• 資源配置。

僅僅依靠專業技術知識或純粹的管理技巧的經理時代已經不復存在了。

4.3.1　團隊組建能力

組建項目集團隊是項目集經理的一項基本任務，它包括一系列的管理技能如必要的識別、調派和協調不同任務組，使它們從傳統的組織結構的部門中轉到一個獨立的項目管理系統裡。

為了有效工作，項目經理必須營造有助於團隊工作的氛圍。他必須培育有以下特徵的氛圍：

• 團隊成員有完成項目的義務。

• 良好的人際關係和團隊精神。

• 必備的專業知識和資源。

• 明確的目的和項目目標。

• 企業高層積極參與並支持。

• 良好的項目領導。

• 團隊成員和支持組織之間溝通公開化。

• 較少的人際或組間的不理智衝突。

上面關於團隊組建的討論可以總結為以下3點：①有效的溝通；②真誠地關心團隊成員專業技能的培養；③對項目負責。

4.3.2　領導能力

項目成功的先決條件是，項目經理在相對鬆散的環境中依然有能力領導團隊。它包含能夠在很少或幾乎沒有正式授權的情況下，與部門經理和下屬人員有效溝通。同時在動態環境下，收集和歸納相關信息以做出決策。這涉及綜合個人需求、要求和限制條件而做出決策的能力，以及處理團體之間衝突的能力。

與總經理一樣，領導工作的質量更多地依賴於項目經理的個人經驗和在組織內的信譽。一個有效的管理模式必須具有以下特性：

• 清楚的項目領導和指示。　　　　• 計劃和制訂方案的能力。

• 幫助解決問題。　　　　　　　　• 良好的溝通能力。

• 帶動新成員融入團隊。　　　　　• 團隊在上級高管面前的表現。

• 處理人際關係衝突的能力。　　　　• 平衡技術方案與實際經濟和人員條件

• 促進群體決策。　的能力。

與上述技能相應的個人特性：

• 項目管理經驗。　　　　• 有創造力、熱情。

• 應變能力。　　　　　　• 受人愛戴，有說服力。

• 創新思維。　　　　　　• 有組織、有紀律。

4.3.3　衝突解決能力

在複雜的任務管理中，衝突是普遍存在的。瞭解衝突產生的原因，項目經理就有能力有效處理衝突。衝突引發組織功能紊亂，常常會導致項目決策質量低下，問題拖延不決，團隊工作遭受損失等負面影響。但是，衝突也有其有利的一面，它能導致人們投入更多的心思，產生新的信息，增強競爭意識。

為順利解決衝突、增強項目的整體實施，項目集經理必須：

• 瞭解組織元素與行為元素之間的相互作用，以建立一個有利於團隊行動需要的工作環境。這一措施將會促進成員們的積極參與，減少不必要的衝突。

• 和與項目目標和決策有關的所有組織層面進行有效的溝通。定期舉行進度狀況檢查會議是一種重要的溝通方法。

• 充分認識衝突的產生原因及其在項目生命週期中存在的時間。有效的項目計劃、應急計劃、令行禁止及管理層參與等措施，能夠避免許多衝突的發生，使其不會阻礙項目進程。

4.3.4　專業技術知識

項目經理不可能全部掌握項目所需的技術、行政管理和營銷技巧等所有的專業知識，以一己之力管控整個項目。但項目經理必須熟悉技術、市場及商業環境。如果不能瞭解這些背景信息，項目經理將不可能預見局部決策對全局的影響，潛在的發展支脈及與之相關的其他商機。

項目經理需要深入瞭解專業技術，為了能夠評估技術想法和解決方案，能運用技術的專業術語與項目團隊成員進行有效溝通，能夠評估風險，並對成本、進度和技術有所取捨。項目經常開始於一個試探性階段然後發展為一個提案。這是測試未來項目經理的極好機會。這也為企業高層對項目經理候選人的考察提供了條件，看看他們對技術革新和整合方案的管理能力。

4.3.5　規劃能力

規劃能力對任何工作都是有益無害的，特別是對大型複雜項目，規劃能力對項目成功與否起到至關重要的作用。項目規劃是描繪一個項目如何從開始到成功的路程圖。

項目規劃在組織各個層面裡都是一個持續的活動，項目經理有責任在項目開始之前準備項目總計劃。一個好的項目規劃遠不是做一份進度計劃與財務預算那麼簡單，它需要溝通和信息處理能力，來確定實際的資源需求和必要的行政支持。它還需要項目經理在很少或沒有賦予正式授權的情況下，與各支援部門的主要負責人談判，以便得到他們的支持並提供項目所需資源。

另外，項目經理還必須確保項目的相關信息有書面記錄。項目範圍和深度的變更不可避免。項目規劃必須通過正式評審來進行必要的修改，同時成為項目整個生命週期的紅頭文件。一個過時的、無意義的計劃是毫無用處的。

最後，項目經理需要注意計劃是否有些過度。如果計劃超過實際承受能力，它就走到了盡頭，只被定義為一次創造性工作。項目經理有責任賦予計劃和政策更大的靈活性，來防止這種情況的發生。

4.3.6　組織能力

項目經理應該是一個社會關係構築師，換言之，他必須瞭解這個組織怎樣工作及自己怎樣在組織中工作。項目經理需要將不同部門的員工整合為一支有效的工作團隊，也就是一個項目組織，因此，組織能力在項目形成和啟動期間就顯得尤為重要。項目經理要有能力確定彙報關係、職責、職能控制和信息需求。一個好的項目計劃和責任矩陣是有用的組織工具。此外，組織技能還需要項目經理清楚項目目標，構造良好的溝通渠道，有能力進行領導，並得到企業高管的支持。

4.3.7　企業家才幹

項目經理也需要有宏觀的管理觀念。例如，為組織發展、財務正常進行經濟上的考量，但組織目標通常不只是利潤。客戶滿意度、未來發展、培育相關市場，以及對其他項目的最小干擾可能是同樣重要的目標。一個優秀的項目經理會充分考慮這些問題。

企業家才幹可以通過實際經驗來培養。同樣，正式的MBA培訓、特定的研討會及跨職能的培訓計劃，也可以幫助項目經理培養企業家才幹。

4.3.8　行政管理能力

行政管理能力非常重要。項目經理應該在計劃編制、人員配備、預算、進度計劃編制和其他控制技術等方面得到鍛鍊。對於技術人員來說，問題不在於使人們理解預算和進度計劃編制這些行政管理技能，而是使他們牢牢記住，成本、進度與完美的技術解決方案都是同等重要的。

對於項目經理來說，有以下一些有用的行政管理工具：①會議；②報告；③評審；④預算和進度控制。項目經理必須熟練掌握這些工具，並且知道怎樣有效使用它們。

4.3.9　管理支持構建技能

項目經理被許多支持他或者控制他活動的組織包圍著，他對各個層面的瞭解就顯得非常重要，而且，這有助於他與管理高層搞好關係。企業高層的支持對有效處理各個層面的關係尤為必要，因為每個項目都是由許多利益不同和“辦事方式”不同的人員組成的。這些權力體系中的權力發展不均衡，因而項目經理有高管作後盾，才能阻止這種不均衡的發展。

下面是4種影響項目經理與管理高層建立良好關係的因素：①他的長期可靠性；②他的項目預見力；③他的項目相對其他項目的優先程度；④項目經理自己是否能幹。

4.3.10　資源配置能力

一個項目組織有許多領導，而職能組織的存在使支援團隊免受項目辦公室的直接財政控制。任務一旦被批准，對人員分配、優先級及間接的人力資源成本的控制常常很困難。同時，由於各部門相互依賴，工作範圍和內容不斷變動，問責工作也變得非常困難。

編制詳細有效的項目計劃有利於加強管理和控制。計劃的各個部分類似於“工作說明書”，它為資源分配提供基礎，也有助於就要執行的任務和相關預算、進度和所有關鍵人員與他們的上司達成具體協議。可測量的里程碑對有形的硬件非常重要，對“無形的”項目組成也很重要（例如系統和軟件任務）。