e3 Harold Kerzner 項目管理 v12

3.7　項目管理辦公室

在項目驅動型公司中，項目管理部門已被廣泛認定為企業運營的必設機構。基於環境的變化和客戶的需要，組織重組時有發生。在非項目驅動型組織中，職員們卻對組織的變更很是反感。威信、權力、地位變得十分重要。獨立設立項目管理部門困難重重。這些強大的阻力，可能破壞整個項目管理的流程。

在過去的20年間，非項目驅動型企業像項目驅動型企業一樣，也創立了項目管理辦公室（Project Management Offices，PMOs），以前曾被稱為項目管理專家中心。項目管理辦公室並不是一個正式獨立的部門，而更像由企業各個部門人員組成的一個非正式的委員會。這取決於企業的規模。項目管理人員可以是全職的，也可以是兼職的；也許只工作6個月到1年，可以要求也可以不要求某個人來管理項目。

由於企業開始認識到項目管理對企業盈利能力的積極影響，為了獲得更專業的項目管理指導，設立項目管理辦公室成為重中之重，提上了議事日程。項目管理辦公室概念是項目管理領域，近十年來最炙手可熱的議題。

由此，就有了對項目管理和項目辦公室的戰略規劃。長期實施項目管理方法，項目管理也並不會簡單地日趨成熟和完善。更加重要的是，這涉及了項目管理的戰略規劃。

一般來說，這種項目管理辦公室擁有自己的章程：

• 開發和更新項目管理的方法體系，而這種方法體系一般是適用於非正式項目管理的。

• 在進行項目管理培訓和計劃時擔任協助者和培訓者。

• 給每個正在管理項目和需要在計劃編制、進度安排及項目控制中得到幫助的職員，提供項目管理方面的援助。

• 編制和完善“所得經驗教訓”文件，並保證這些信息對所有項目經理都有用。由於這些中心的存在並沒有威脅到職能經理的權力，因而它們很容易獲得支持。

• 提供標準化評估。

• 提供標準化規劃。

• 提供標準化進度。

• 提供標準化控制。

• 提供標準化報告。

• 提供清晰化項目管理角色和責任。

• 為人力資源規劃提供建議，主要是關於項目管理工作描述和職能範圍的。

• 經驗教訓的知識提煉。

• 標杆更新。

• 推薦項目管理模板。

• 推薦項目管理方法。

• 升級和優化現有的項目管理方法。

• 確定項目標準。

• 確認最佳實踐。

• 提供項目管理戰略規劃實施指南。

• 建立一條項目管理問題解決熱線。

• 組織並實施項目管理培訓計劃。

• 實施知識轉移。

• 建立公司資源使用計劃。

• 支持組合管理活動。

• 評估各項風險。

• 建立應急計劃。

• 審查項目管理方法論的使用。

• 審查最佳方案的使用。

項目管理辦公人員成為常駐群體，項目管理辦公室的責任也逐漸固化。雖然項目管理辦公室的職責大體上沒有概念，但也存在著一個新任務：

• 項目辦公室（Project Office，PO）有責任保留與項目管理相關的所有知識產權，同時也要保留有效支持公司戰略規劃的無形資產。

項目辦公室現在服務於公司，特別是項目管理戰略規劃的相關活動，不再把注意力放在具體的客戶上。PO成為公司項目管理知識產權存儲中心。由於現階段項目管理知識信息在公司的每一個角落噴湧而出，PO有必要成為存貯它們的智庫。

配置項目管理辦公室的所有優點都或多或少地與項目管理的知識儲備有關。為了儲存這些無形的管理知識，PMO必須一方面捕捉相關信息，然後通過媒介傳遞給各類項目相關方。這類媒介包括：網絡、項目網站、項目數據庫，以及項目管理信息系統。由於這些無形信息對項目管理和公司戰略規劃都必不可少，因而PMO也要有戰略規劃。