e3 Kenneth Laudon 管理信息系統 v11

12.4　群體決策支持的系統

以上我們討論的主要集中在個人決策支持。然而，在公司中許多工作是由小組完成的，這樣一個系統的特殊分類叫群體決策支持系統（GDSS），用以支持群組和組織決策。

12.4.1　什麼是GDSS

群體決策支持系統 （GDSS）是一個基於計算機的交互式系統，被一群工作在一個組的決策者用於易化非結構化問題（DeSanctic and Gallupe，1987）。電視會議和電子會議的群件和基於網絡的工具可以支持某些群體決策，但它們主要支持通信環節。無論如何，GDSS提供的工具和技術顯著適用於群組決策，並被開發用於響應越來越多對會議質量和效果的關注。群體決策面臨的問題已為決策者會議所暴露，如不斷增加的會議長度和參會人數等。對經理們耗於會議的時間的估計範圍為35%~70%。

12.4.2　GDSS部件

GDSS以提供工具使計劃產生、組織和評價思想變得容易；為計劃建立優先順序；以及為公司其他人編輯會議文集等，使會議有更高的效率。GDSS由三個基本部件組成：硬件、軟件工具和人員。硬件係指會議設備本身，包括房間、桌子和椅子等。這些設備必須以一種特殊方法佈置，能支持群組合作。硬件也應包括一些電子硬件，如電子顯示器、影音設備、計算機和網絡設備等。

GDSS軟件工具原本是為本地會議開發，這裡所有參加者均在一個房間，後來發展為參加者也可以使用網絡會議，會議地點可在不同的地方。特殊的GDSS軟件包括以下方面：

·電子問卷幫助組織者在預備會議計劃中識別關心的問題，並幫助組織者確認關鍵的計劃信息沒有過載。

·電子頭腦風暴工具使個人能即時、匿名給會議的論題貢獻思想。

·思想組織器易化在頭腦風暴時組織集成和綜合產生的思想。

·問卷工具在會議助理和群組領導，設置優先權的過程之前和中間收集信息時給予支持。

·選舉或設置優先權的工具有許多方法可用，有簡單的投票、按序排名，到投票或設置優先權的加權技術。

·權益人的識別和分析工具用結構化的方法評價一個新生的建議對組織的影響，並識別權益人和評價建議的項目對這些權益人的潛在影響。

·政策形成工具提供結構化的支持，支持擬定政策說明的用詞。

·群組字典將項目中的群組協議中的字和詞的定義文件化。

參與會議的人員不只是會議的參加者，還有經過良好培訓的助理，以及一些提供硬件和軟件支持的僱員。這些元素合到一起創造了一系列不同類型的GDSS，從簡單的電子顯示器，到精心製作協同工作的實驗室。

12.4.3　GDSS會議的概貌

在一個GDSS電子會議中，每一個參加者有一個工作站。工作站是聯網的，並連接到會議助理的控制檯和會議文件服務器。所有參加者通過他們的工作站送給群組的數據都被收集和存儲於文件服務器上。白板在投影屏的兩面均可看見。許多電子會議室座位安排成半圓形，並排成立法會的形式，這樣可以允許大量的聽眾參加。助理在會議期間控制工具的使用。

參加者能完全控制他們自己的桌面計算機。在會議期間，所有集成到屏幕的輸入均存入文件服務器，參加者的工作可以保密。當會議完成時，會議的完全記錄（包括原材料和結果輸出）已總結出來並可用，可為任何一個人的需要訪問。圖12-9展示了一個典型的電子會議的活動順序、所用的工具和這些工具的輸出。

圖12-9　群組系統工具

12.4.4　GDSS的商業價值

研究指出，傳統的決策支持會議沒有GDSS的支持，最佳的會議人數是3~5個。超過這個人數，會議過程開始中斷和放慢。運用GDSS軟件，研究指出一個會議的參加人數可以增加，效率也會增加。理由之一是參加者的貢獻是同步的，而不是一個時刻只有一個人貢獻，它使會議更有效率。

GDSS建立了一個合作的氣氛，原因是匿名保證了參加者能集中於評價思想本身。參加者貢獻而不必顧及由於認識貢獻者導致個人受批評或者自己的思想被拒絕。GDSS軟件工具遵守結構化的方法組織和評價思想，保存會議的結果，使未參加者在會後能拿到需要的信息。在一個地方的一個組的文件可以遞送給在其他地方的同一個項目的另一個會議。

如果經過正確的設計和支持，GDSS會議可以增加思想產生的數量和決策的質量，並以較少的面對面的、分佈式的會議，產生所要求的結果（Anson and Munkvold，2004）。然而，GDSS的輸出未必比面對面的會議好，電子頭腦風暴也沒有得到廣泛採用（Dennis and Reinicke，2004）。GDSS似乎對涉及思想產生、複雜問題和大群體的任務最有用。

一個GDSS可以以無限種變化的方式構建，電子會議技術的性質只是影響會議進行和輸出的許多因素之一。群體會議的輸出取決於這個群組的構成，取決於群組表達問題的方式、會議助理的有效性、組織的文化和環境、計劃的質量、參加者的合作，以及對不同的會議和決策選擇工具的合適性等。